اجعل الصيانة عادة
مقياس الفوضى
يمكن تعريفه بأنه مقياس أو درجة من الفوضى التي ستودي بأي نظام.
إذا كنت تأمل وتتمنى العمل في بيئة منظمة، يجب أن تعترف بأن الطبيعة تميل إلى اللانظام، ولذلك يجب عليك المحافظة على النظام.
تأكد أن كل نظام آيل للسقوط، بسبب الفوضى، إلا إذا عملت على صيانته والحفاظ عليه.
الصيانة ودائرة العمل
بعبارة بسيطة، الصيانة هي جزء من دائرة العمل. فكر بها على هذا النحو: إن كل عمل، وكل مهمة لها بداية، ووسط، ونهاية. يجب أن تحتوي بداية المهمة على تنظيم (تخطيط، وإعداد وتجهيز) للمهمة. يجب أن تضم النهاية نقاط الصيانة التي تشمل "ضع هذه الأشياء في أماكنها" و"طور حالة كل شيء تلمسه" (بما في ذلك الملفات، والأدوات وغيرها).
يجب الحفاظ على عادات الصيانة بالطريقة نفسها. أسهل طريقة للقيام بذلك هي التعود على عادات يومية منتظمة وإدراجها في دورة العمل اليومي تماماً كما تفعل بالنسبة للأوقات.
اجعل الأمر سهلاً
إن الغرض من الصيانة هو تسهيل عمل الأشخاص حتى ينتجوا. إذا نفذ الورق من ماكينة التصوير في أثناء قيامك بعملية النسخ، املأ الماكينة إلى مستوى يسمح لك بتشغيلها والاستفادة منها.
لا تضع مجموعة من الأوراق حتى تنهي عملك، ولا تدع من يستخدم الماكينة بعدك يواجه المشكلة نفسها ثانية.
الصيانة وافعله الآن
ستكون هناك دائماً أسباب لتأجيل الصيانة. ولكن إذا خطر ببالك عبارة (افعله الآن) عندما تكتشف أن بعض أعمال الصيانة بحاجة إلى إنجاز، فسوف تعمل على إنجازها فوراً. فإذا رأيت بعض الأدوات التي بحاجة إلى إصلاح، فستصلحها الآن.
اجعل الصيانة عادة
كما أنك معتاد على تنظيف أسنانك كل صباح، من الأفضل والأسهل لك أن تعتاد الصيانة الروتينية دون الحاجة إلى التفكير بها.
حدد لذلك وقتاً معيناً على مذكرتك ولنقل نصف نهار. أغلق باب مكتبك واعمل على تنظيم كل شيء في المكتب من ملفات، ومراجع، وكتب، وأرشيف وغيرها وتخلص من كل شيء لا تريده.
تحدي الـ 21 يوماً
هل أنت بمستوى هذا التحدي؟ ما العادة التي تحب تغييرها؟ ضع استراتيجية للتغيير واستبدال هذه العادة غير المرغوب فيها بأخرى جديدة. نفذ خطة تغيير العادة يومياً ولمدة 21 يوماً متتالية. إذا أخفقت يوماً واحداً، ابدأ من جديد من اليوم رقم واحد. دوِّن خبراتك ومشاعرك خلال هذه العملية.
إن فهم كيفية استجابتك لهذا التحدي يجعل التحدي القادم أسهل بكثير.
الصيانة الوقائية
تستطيع أيضاً تحديد أوقات الذروة خلال العام وتنظيم نفسك للتعامل معها بفاعلية. إن الإعداد المبكر يقلل من تأثير هذه الفترات عند قدومها.
الصيانة والتطوير المستمر
في كل أسبوع اسأل نفسي: "ماذا يمكن أن أفعل في الأسبوع القادم لتحسين عملي؟" يجب أن تكون هناك عدة مهام على خطة عملي الأسبوعية التي تجعل حياتي أسهل، وتجعلني أكثر فعالية، وتزيد من معرفتي، أو تغير الوضع إلى الأفضل نوعاً ما.
التطوير الدوري
هناك عدة أمور يجب أخذها في الاعتبار إذا قررت العمل بهذه الطريقة: لا تسمح بمرور أكثر من أسبوعين دون إعادة تنظيم نفسك. يجب أن تكون عملية التنظيف التي تقوم بها شاملة. احتفظ بأنظمة مذكرات جيدة حتى لا تنسى الأشياء المهمة.
ماذا تفعل عندما يذهب كل شيء في سبيله
حتى تجعل يوم (افعله الآن) سهلاً، حاول متابعة تدفق المعلومات اليومي على أية حال. إذا كنت ستمضي أيامك في إعداد الاستعراض، استقطع ساعة من الزمن وتعامل مع ما يأتي لمكتبك في ذلك اليوم. أنب الآخرين لتنفيذ العمل بحرية وفي وقته. اتخذ قرارك (ولو بقساوة) حول الأشياء التي لن تفعلها. استخدم (وحدِّث) نظام مذكراتك للتخلص من الأوراق التي على المكتب ووضعها على المكتب المناسب.
أفضل الأشياء التي يجب أن تحافظ عليها هي التغير للأفضل.
نصائح هامة:
1- إدراك أن الصيانة هي الروتين (العادة) الأساسية والأكثر عملية لأداء العمل، وأنك بتطبيقها تضمن نظام عمل منسجم لسنوات قادمة. اجعل من أهدافك تطبيق هذه العادات التي تضمن لك تحقيق نتائج لعملك الجاد في السنوات القادمة من خلال تطبيق برنامج الكفاءة الشخصية.
2- اجعل عادات الصيانة آلية تماماً كما تفعل عندما تغير زيت سيارتك. إن الأمر يستحق الوقت والجهد لاكتساب عادات يومية لتنظيم نفسك وبيئتك. إن الإخفاق في الحفاظ على النظام وصيانته يؤدي إلى فشلك في أداء عملك.
3- ضع (في حيز التنفيذ) أنظمة تحول دون تحولك إلى العادات القديمة. اكتسب عادات تساعدك على تطوير الذات باستمرار، وتعينك على صيانة هذه الأنظمة كأسلوب حياة. حدد وقتاً لهذه الصيانة على جدولك الزمني.
4- تذكر أن تفكر في العمل المراد تنفيذه كدورات عمل. إن لكل عمل بداية، ومنتصفاً ونهاية. بداية المهمة تشمل الإعداد والتجهيز لأداء المهمة. في منتصفها أعمال التنفيذ. مع اكتمال تنفيذ المهمة، تضم النهاية نقاط الصيانة مع إعادة كل شيء إلى مكانه الأصلي وتحسين كل شيء تلمسه يداك بما في ذلك الملفات، والأدوات وغيرها.
5- إدراك أن اختراع الحاسب الآلي يعني أن الملفات الورقية ليست هي الشيء الوحيد الذي يحتاج إلى صيانة. لدينا الآن ملفات إلكترونية على الحاسب الآلي، وبريد إلكتروني أيضاً. إن صيانة القرص الثابت تعني وجود أنظمة حفظ لعمل نسخ احتياطية من بياناتك واستخدامها بانتظام حتى لا تكون بياناتك الإلكترونية تحت رحمة انقطاع التيار الكهربائي مثلاً.
6- حدد وقتاً أسبوعياً للتنظيم والحفاظ على تدفق العمل تحت السيطرة. امض بعض الوقت من كل أسبوع في التخطيط للأسبوع القادم والحفاظ على تنظيم الذات. حدِّث ملفاتك. عمل نسخ احتياطية للقرص الثابت الخاص بالحاسب الآلي. تفحص تمويناتك. استخدم جدولة صيانة ربع سنوي، سنوي أو غير ذلك للحفاظ على إجراءات الصيانة وتحديثها.
7- إذا تبين لك أنك تضيع الوقت على شيء قلما تستعمله، فاسأل نفسك بجدية حول أهميته بالنسبة لك. فإذا كان السبب الذي تحافظ من أجله على الأشياء لا قيمة له بالنسبة لك، فاجعله نقطة حمراء. اسأل نفسك عن سبب صيانته. فإن كان شيئاً تستطيع العمل دونه حقيقة، فافعل!
8- نظم نفسك في أثناء العمل. اجعل التنظيم جزءاً من عملية التخطيط وأضفه من الخطوة الأولى إلى النهاية. خطط لتحقيق النجاح. عود نفسك على عادات جيدة. اجعل عملية الصيانة أمراً لا يحتاج إلى تفكير، وستجد أن ذلك خطوة سهلة في الطريق إلى النجاح.
9- لا تشعر بالراحة! يجب أن يكون هدفك الحقيقي هو التحسين المستمر لكل شيء تفعله، وبرنامج الكفاءة الشخصية هو الأداة التي تستخدمها لتحقيق ذلك.
مع تحيات د. مها فؤاد (مطورة الفكر الانسانى)