إدارة المخزون و المخازن
والرقابة عليهما
**************
بقلم الأستاذ الدكتور. صابر حسن الغنام
مقدمة:
يعتبر بند المخزون السلعي أحد العناصر الرئيسية التي تتألف منها الأصول المتداولة لذلك فإن موضوع قياس تكلفة المخزون السلعي واختيار الطريقة الواجب تطبيقها لمعالجة المخزون تحتاج إلى اهتمام فائق نظراً لما لذلك من أثر هام على تحديد تكلفــة المنتجات وتكلفة المبيعات وبالتالي على قياس الدخل والمركز المالي ويتألف المخزون السلعي مـن عدة حسابات مثل البضاعة المشتراة بغرض البيع في المنشآت التجارية وحساب مخـزون السلع الجاهزة والمواد الأولية والبضاعة تحت الصنع في المنشآت الصناعية.
وتطبق المنشآت أحد نظامين لجرد المخزون وهما أ-نظام الجرد النهائي:
: إن عملية تقدير المخزون وفق هذا النظام تتم بشكل دوري وعلى أساس الجرد الميداني لمحتويات المخزون وبتاريخ محدد . وعلى هذا الأساس نجد أن قيمة المخزون التي ستظهر في الميزانية هي القيمة التي تم تقديرها ميدانياً والجدير بالذكر هو أن صافي تغيير المخزون
( الفرق بين مخزون أول المدة وآخر المدة) سيتم أخذه بعين الاعتبار عند حساب تكلفة البضاعة المباعة .
.
ب- نظام الجرد المستمر : وفق هذا النظام نحتفظ بسجلات للمخزون تكون جاهزة وقابلة لإدخال التعديلات عليها بما يتناسب مع أحدث التغيرات التي تطرأ على المخزون ويقدم هذا النظام أحدث المعلومات عن حالة المخزون .
نظرياً ليست هناك حاجة في هذا النظام للجرد الميداني,لكن تحتاج الشركات لذلك لإثبات ما هو مدون في سجلاتها .
1. الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن:
تختلف إدارة المخزون Inventory Management في مفهومها عن إدارة المخازن أو المستودعـات فإدارة المخـازن Warehousing Management تهتم أساسا بالأماكن أو المباني والمستودعات المخصصة للاحتفاظ بالأصناف المختلفة من المواد التي تتعامل فيها المنشأة، وذلك من حيث مواقع ومساحات تلك الأماكن وطرق ترتيب المواد داخلها ووسائل المناولـة المستخدمة في تداولها، أعمـال التسلم والحفظ أو الوقايـة والصرف وما يرتبط بها من سجلات أو نماذج ومستندات، وأيضا القوى العاملة المناسبة كما ونوعا للقيام بهذه الأعمال.
أما إدارة المخزون فتركز بصفة أساسية على الأنشطة المرتبطة بتخطيط ومراقبة الأصناف المخزونــة ذاتها، بمــا يكفل تحقيق مجموعــة من الأهـداف التي تتبلور في ضمان الوفـــاء باحتياجات المنشأة من المــواد المختلفة بأكبر كفاءة ممكنة وعدم الإسراف أو إساءة استخدام الأموال المستثمرة في تلك المواد.
2. تخطيط المخزون:
ويتضمن تخطيط المخزون تحديد الأهداف والسياسات والإجراءات والقواعد والبرامج الخاصـة بالاستثمار في المخزون، ويشمل ذلك عـددا من الاعتبارات من أهمها ما يلي :
1ـ تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها من وراء الاستثمار في المخزون .
2ـ تقدير الاحتياجات المستقبلية من كل صنف من الأصناف المخزونة .
3ـ تحديد الأوقات أو المواعيد التي يجب أن يتوافر فيها كل صنف .
4ـ تحديـد حجـــم الاستثمار المالي المطلـوب لتوفير هذه الأصنـــاف
ومصـــادر تمويله .
5ـ تحديــد كيفيــــة تدبير أو توفيــر الأصناف المطلوبــة، وما يرتبط بذلك من
سـياسات وإجراءات مختلفة .
6ـ تحديد السياسـات والإجراءات والقواعـد الخـاصة بالاحتفـاظ بالمخزون .
3. مراقبة المخزون:
وأما مراقبة المخزون فتشمل جميع الأنشطة التي تتعلق بتصميم أو اختيار الطرق والأساليب اللازمة للتأكد من سلامة التصرفات والإجراءات الخاصة بتوفير الاحتياجات المطلوبة من المواد وتخزينها والمحافظة عليها حتى وقت الحاجة إليها، وبما يتضمن استمرار الوفاء باحتياجات الجهات الطالبة بالكميات والمواصفات المطلوبة وفي المواعيد المحددة من ناحية، وحسن استخدام الأموال المستثمرة في هذه المواد من الناحية الأخرى .
4. طرق تصنيف المخزون:
تختلف الأسس التي يمكن الاعتماد عليها في تصنيف أو تقسيم الأصناف المخزونة من منشأة لأخرى، وأحيانا في المنشأة الواحدة من وقت لآخر، تبعا لطبيعة عمليات المنشأة ونوعية الأصناف التي تتعامل فيها، والغرض من الاحتفـــاظ بتلك الأصناف ومدى حركتها، ومتوسط رأس المــال المستثمر في المخزون أو معدلات استخدامـــه، وأيضا طبيعــــة الطلب على تلك الأصنـاف. ومن أهم طرق تصنيف المخزون ما يلي:
أ ـ التصنيف على أساس نوع المخزون Type of Inventory
يعد تقسيم المخزون على أساس نوعية المواد المخزونة من أكثر الطرق شيوعا في الحيـاة العملية. وطبقا لهـذا الأسلوب غالبـا ما يتـم تقسيم المخزون إلى الأصناف التالية :
1 ـ المواد الخـام Raw Materials .
2 ـ المواد تحت التشغيل In Process Inventory .
3 ـ الأجزاء والمكونات Components & Subassemblies.
4 ـ مواد الإصلاح والصيانة Maintenance, repair, and operating supplies (MRO) .
5 ـ مواد التعبئة والتغليف Packaging materials.
6ـ المنتجات النهائية أو تامــة الصنع Finished products .
7ـ المخلفات والمواد غير الصالحة للاستعمال Salvage and scrap.
ب ـ التصنيف على أساس الغرض من المخزون Purpose of Inventory
في تصنيف المخزون على أسـاس الغرض من الاحتفاظ به يمكننا التمييز بين نوعين هما :
1 ـ المخزون التشغيلى Operating inventory
يتضح من التسمية أن هذا النوع من المخزون يشمل الأصناف الضرورية كافة لتشغيل النظام الإنتاجي والأصناف التي تتولد منه، وتلك التي تنتج عنه في ظل الظروف العادية للتشغيل، ويحتوى هذا النوع من المخزون على الأصناف كافة المشار إليها في تصنيف المخزون حسب النوع .
2 ـ مخزون الأمان Safety stock .
يقصد به الكميات الإضافية التي تحتفظ بها المنشأة من بعض أو كل أصناف المخزون المشار إليها سابقا ليس بهدف التشغيل وإنما بهدف مواجهة الظروف غير العادية التي قد تواجه المنشأة. وكما هو واضح من التسمية فإن هذا النوع من المخزون يستخدم كوسيلة لتأمين المنشأة ضد حالات زيادة الطلب أو معدلات الاستخدام عن المتوسطات العامة أو طول فترة التوريد عما كان متوقعا من الناحية الأخرى .
ج ـ التصنيف على أساس طبيعة الطلب Nature of Demand
يهتم تصنيف المخزون على أساس هذا المعيار بالتعرف على طبيعة الطلب على المواد المخزونة، ويمكننا في هذا المجال التمييز بين نوعين من الطلب هما الطلب المستقل والطلب التابع أو المشتق :
1 ـ الطلب المستقل Independent demand
ويقصد به الطلب على صنف أو أكثر من أصناف المخزون بالشكل الحالي لها من جانب بعض الأفراد أو المنشآت من خارج المنشأة التي تمتلك هذه الأصناف .
2 ـ الطلب التابع ( المشتق ) Dependent demand.
ويعرف أحيانا باسم الطلب المشتق فيقصد به الطلب على بعض الأصناف التي يرتبط استخدامها بأصناف أخرى. وبمعنى آخر فإن الطلب التابع يمثل الطلب على المواد والأجزاء والمكونات التي تستخدم في تصنيع منتجات أخرى تختلف في الشكل أو الهدف من الاستخدام أو هما معا .
5. الفروق الأساسية للتصنيف:
يمكننا إيجاز أهم الفروق الأساسية بين الأصناف ذات الطلب التابع والأصناف ذات الطلب المستقل فيما يلي:
2/1 تستخدم الأصناف ذات الطلب المستقل في إشباع الطلب الذي يأتي من خارج المنشأة التي تمتلك المخزون.
2/2 بالنظر إلى مكونات النظام الإنتاجي في المنشأة (مدخلات ـ تحول ـ مخرجات) يمكننا التمييز بين الطلب المستقل والطلب التابع .
3/1 يتم تقدير الاحتياجات من الأصناف ذات الطلب المستقل باستخدام أسلوب أو أكثر من أساليب التوقع .
4/1 إن الأساليب المستخدمة في تخطيط ومراقبة المخزون من الأصناف ذات الطلب المستقل تختلف عن الأساليب المناسبة للأصناف ذات الطلب التابع .
6. : معايير كفاءة وفعالية الاستثمار في المخزون:
من المتفق عليه أن اتخاذ قرار بتخصيص مبلغ من المـال للاستثمار في المخزون أو توزيع هذا المبلغ على الأصناف المختلفة من المواد المخزونة ليس هدفا في حد ذاته، وإنما الهدف هو تحقيق النتائج المرجوة من هذا القرار. ومن ثم يتطلب الأمـر الاستعانة بمجموعة من المعايير أو المؤشرات التي يستدل منها على درجة النجاح في تحقيق النتائج المستهدفة، ومن هنا كان عنوان هذه الفقرة " كفاءة وفعالية الاستثمار في المخزون .
فالفعالية Effectiveness تعنى جودة أو درجة سلامة قرار الاستثمار في المخزون، من حيث استناده إلى الأسس العلمية والتجارب السابقة والتوقعات المستقبلية لاحتياجات المنشأة من المخزون وحجم الاستثمارات المالية اللازمة وتوزيعات هذه الاستثمارات على الأصناف المختلفة من المواد.
أما الكفاءة Efficiency فتعنى جودة الأداء أو حسن تنفيذ القرار، من حيث عناصر الكمية والوقت والتكلفة والمواصفات بما يضمن الوفاء بالاحتياجات، وفي الوقت نفسه عدم إساءة استخدام الأموال المخصصة للاستثمار في المخزون.
ومن أهم المعاييرـ التي يمكن الاسترشاد بها في الحكم على مدى نجاح الاستثمار في المخزون ما يلي:
1ـ عدد مرات توقف الإنتاج أو تأخيره وتعطله نتيجة نقص المواد ومستلزمات الإنتاج أو نتيجة نقص قطع .
2ـ عدد المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى تأجيل مواعيد الوفاء باحتياجات عملائها من المنتجات المختلفة أو جزء من هذه الاحتياجات .
3ـ متوسط طول فترة الانتظار بين مواعيد التسليم المتفق عليها مع العملاء ومواعيد التسليم الفعلية إليهم .
4ـ عدد المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى الشراء الطارئ أو الفوري لبعض المواد لمواجهة تغيرات جدول الإنتاج .
5ـ عدد العملاء الذين تركوا التعامل مع المنشأة إلى غيرها نتيجة فقد ثقتهم بالمنشأة .
6ـ حجم الخسائر الناجمة عن ارتفاع أسعار بعض الأصناف التي تحتاجها المنشأة ولم تحتفظ بمخزون كاف منها.
7ـ حجم الخسائر الناجمة عن انخفاض أسعار بعض الأصناف التي تحتاج إليها المنشأة، وتحتفظ منها بكميات كبيرة تفوق احتياجاتها الفعلية .
8ـ حجم الخسائر الناجمة عن المخزون الراكد، والذي يحدث عادة نتيجة سوء تخطيط الاحتياجات من المواد .
ومن الواضح أن المؤشرات السابقة تدور في مجموعها حول فكرة أساسية مؤداها أن تحقيق مستوى جيد من الخدمة سواء للمنشأة أو للعملاء يتطلب من متخـــذ قـــرار الاستثمار في المخزون مراعــاة ثلاثة جوانب أساسية هي :
1ـ ضرورة توفير الاحتياجات من المواد بالمواصفات المطلوبة .
2ـ ضرورة توفير الاحتياجات من المواد بالكميات المناسبة .
3ـ ضرورة توافر المخزون في الوقت المناسب .
7. : تكاليـف المخزون Inventory Costs :
يترتب على اتخاذ قرار بالاستثمار في المخزون تحمل المنشأة لبعض التكاليف، كما أن اتخاذ قرار بعدم الاستثمار في المخزون (رغــم ندرة هذا القرار في الحياة العمليــة) يتطلب اتخــاذ قرار الاستثمار في المخزون من عدمه ضرورة التعرف على طبيعة عناصــر التكاليف المرتبطة بهذا القرار ، وتحليل العلاقة فيما بينها وبين حجم المخزون وذلك بهدف
تحقيق التوازن فيما بينها من ناحية والوصول بإجمالي مكوناتها إلى أقـل حـــد ممكن من الناحيـة الأخرى. وفيما يلي عـرض موجـز لأهـم بنود التكاليـف المؤثرة في اتخاذ قرار الاستثمار في المخزون:
أ ـ تكاليف ذات علاقة طردية
وتشمل هذه التكاليف جميع بنود الإنفاق التي ترتبط مع حجم المخزون بعلاقة مباشرة، أى تلك التي تزداد أو تنقص تبعا لزيادة أو نقص حجم الاستثمار في المخزون وغالبا ما يستخدم اصطلاح تكلفة التخزين Holding / Carrying cost للتعبير عن بنـــود النفقات التي تدخل ضمن هذه المجموعة والتي من أهمها ما يلي:
1 ـ تكلفة رأس المال Cost of capital.
2 ـ تكلفة أماكن ومستلزمات التخزين Cost of storage facilities .
3 ـ تكلفة الضرائب وأقساط التأمين Cost of taxes and insurance .
4 ـ تكلفة التلف والتقادم Cost of deterioration / obsolescence .
ب ـ تكاليف ذات علاقة عكسية
ـ تكلفة الطلب / الإعــداد Ordering / Setup cost .
2 ـ تكلفة شراء / إنتاج الوحدة Production / purchasing cost .
3 ـ تكلفة المبيعات المفقودة Cost of Lost sales .
ج ـ الأضرار والمنافـع Losses and Benefits
بالإضافة إلى التكاليف التي ترتبط مع حجم المخزون بعلاقة طردية أو عكسية توجد مجموعة أخرى من المتغيرات يصعب تحديد نوع العلاقة فيما بينها وبين حجم المخزون. وتنشأ تلك الصعوبة من الطبيعة المميزة لهذه المجموعة من المتغيرات إنها غير مؤكدة، بمعنى أن هناك احتمالا لحدوثها أو عدم حدوثها. كما أن بعض بنود هذه المجموعة قد يتحول من تكاليف إلى وفورات والعكس صحيح، وذلك حسب طبيعة الظروف المحيطة بالمنشأة. وما يهمنا في هذا المجال هو أن هذه المتغيرات يجب دراستها وتحليلها جيدا عند اتخاذ قرار بتحديد حجم الاستثمار في المخزون. ومن أهم العناصر التي تشملها هذه المجموعة ما يلي :
1ـ تغيرات الأسعار Price change.
2ـ خصم الكمية Quantity discount.
8. الرقابة على المخزون :-
هناك العديد من القوانين تنص على الرقابة على المخزون فى معظم الأقطار العربية الشقيقة ، وفى مصر:
تنص المادة (8) : يجب على الموظفين المختصين إجراء قيود اللوازم المستلمة والمصروفة دون تأخير وعلى أمين المستودع القيام بمراجعة مستمرة لموجودات المستودع، بحيث لا تقل عن مرة واحدة بالشهر للتأكد من قيد عمليات الإدخالات والإخراجات والأرصدة .
المادة (9) :-
أ. إذا تبين وجود لوازم غير صالحة أو فائضة عن الحاجة يقوم أمين المستودع بإعلام الأمين العام بذلك من خلال رئيسه المباشر ويرفق كشوفات تتضمن أنواع وكميات تلك اللوازم .
ب. على أمين المستودع إخطار الجهات المختصة بأي لوازم قاربت مدة فعاليتها أو صلاحيتها للاستعمال على الانتهاء قبل وقتٍ كافٍ لتتمكن الدائرة من التصرف بها وحسب طبيعة المادة وذلك وفقاً للتعليمات التي تصدرها الدائرة المختصة لهذه الغاية .
ج. يشكل الأمين العام لجنة للكشف على تلك اللوازم وتقديم تقرير بحالتها وفي ضوء ذلك يتخذ الإجراءات اللازمة بشأنها وفقاً لأحكام نظام اللوازم .
المادة(10) : يجب على أمين المستودع أن يكون مهيئاً دائماً وبشكل مستمر لأي عملية جرد أو تفتيش للمستودع بحيث تكون اللوازم التي بعهدته منظمة
ومرتبة بشكل يسهل حصرها وعدها .
المادة(11) : لا يجوز لأمين المستودع أو أي موظف يعمل فيه أن يشارك بعضوية لجنة الجرد لنفس المستودع .
المادة(12) : يراعى في كتاب تشكيل لجان الجرد والتفتيش تحديد المستودعات واللوازم المراد جردها وتحديد فترة زمنية للانتهاء من الجرد .
المادة(13) : تقوم لجان الجرد والتفتيش التي تشكل وفقاً لأحكام نظام اللوازم رقم (32) لسنة 1993م بالمهام الموكلة إليها وكما يلي :-
أ) وقف عمليات استلام وصرف اللوازم في المستودع للوازم المطلوب جردها باستثناء الحالات التي لا تسمـح بذلك فيتـم استمـرار
الصرف منها بموافقة الأمين العام أو من يفوضه خطياً وبمعرفة لجنة الجرد .
ب) مباشرة أعمالها بوجود الموظف الذي بعهدته اللوازم، وإذا تعذر ذلك تشكل لجنة من الدائرة لتنوب عنه .
ج) الاتفاق على إشارة معينة توضع على اللوازم التي يتم جردها .
د) في حالة الاختلاف بين أرصدة السجل والموجود الفعلي فعلى اللجنة إعادة الجرد للتحقق من صحة الكميات .
هـ) التأكد من وجود بطاقة الصنف مرمزة ومرصده على كل نوع من اللوازم .
و) التأكد من صحة القيود في سجلات اللوازم ومطابقة الأرصدة الدفترية مع أرصدة بطاقات الصنف .
ز) جرد موجودات المستودع ومطابقة الأرصدة الدفترية مع الموجود الفعلي .
ح) التأكد من أن اللوازم مصنفة ومرتبة في المستودع بشكل يتناسب مع نوع وطبيعة اللوازم
ط) التأكد من نظافة المستودع والساحات التخزينية من الداخل والخارج .
ي) التأكد من توافر وسائل السلامة العامة .
ك) التأكد من توافر وسائل الحماية والأمن للمستودع واللوازم المخزنة .
ل) ملاحظة اللوازم الراكدة والفائضة عن الحاجة ورفع التوصيات المناسبة عن كيفية التصرف بها وفقاً لأحكام نظام اللوازم المعمول به .
م) ملاحظة الحد الأدنى والحد الأعلى للمخزون .
ن) التأكد من التقيد التام بأحكام نظام اللوازم المعمول به والتعليمات والإرشادات المعتمدة .
المادة(14) :-
أ. على لجنة الجرد والتفتيش إعلام الأمين العام بموجب كشف مستقل عن أي نقص أو زيادة في اللوازم لاتخاذ اللازم وفقاً لأحكام نظام اللوازم المعمول به .
ب. يتم إدخال اللوازم الزائدة إلى قيود المستودع بموجب مستند إدخالات ويضاف للرصيد حسب الأصول .
ج. تعد لجان الجرد والتفتيش تقاريرها معززة بالكشوفات الضرورية عن نتائج الجرد وبيان التطابق أو عدمه للوازم التي تم جردها، وتقوم برفع تقاريرها للجهات المختصة
متضمنة ملاحظاتها وتوصياتها .
9. منظومة الرقابة علي المخزون:
عملية الرقابة علي المخزون سواء كان مخزون خامات أو منتج تام من أهم عمليات
الرقابة بالشركة والنظام يفي بجميع الحركات المخزنية المتعارف عليها كذلك يمكن
نظام المخازن من متابعة الرقم المسلسل لكل صنف والمسجل من قبل المصنع أو
متابعة تاريخ الصلاحية ويعمل النظام بصورة متكاملة مع نظامي المبيعات والمشتريات.
10. تـعـريـف الأصنـاف:
من خلال هذه الوظيفة يتم تعريف الأصناف ،رقم الصنف,اسم الصنف بالعربية والإنجليزية وطريقة احتساب التكلفة سواء بالمتوسط AVGأو الوارد أخيرا يصرف أولا
LIFO أو الوارد أولا يصرف أولا FIFO وذلك علي مستوي كل صنف بالمخـــازن
, تصنيف الأصناف إلي مجموعات رئيسية وفرعية ,تعريف وحدات الصرف والاستلام
لكل صنف حيث يمكن الاستلام بوحدة الطن والصرف بوحدة الكيلو أو الياردة ويصرف
بالمتر وهكذا ، كما يجب ملاحظة أنه يمكن الاحتفاظ بصورة للصنف تحديد أسعار البيع
حيث يمكن تحديد أربعة مستويات للأسعار مرتبطة بنوع العميل الذي سيتم الصرف له
وذلك سواء بإدخال نسبة الربح ويقوم النظام بإعطاء سعر البيع تلقائيا أو بإدخال سعر
البيع ويقوم النظام بحساب نسبة الربح مع سماح النظام بإمكانية تغير أسعار البيع في
أية لحظة سواء أوتوماتيكيا أو يدوي.
الأصنـاف المجمعــة
المقصود بها تحديد صنف مجمع يتكون من مجموعة من الأصناف العادية
ويقوم النظام عند صرف الصنف المجمع بصرف جميع مكوناته مباشرة ويمكن استخدام هذه
المهمة في مجالات كثيرة كالتصنيع أو أجهزة الكمبيوتر أو الأطقم .
المـجمـوعــــات
تعريف أسماء مجموعات رئيسية وفرعية يمكن أن يندرج تحتها الأصناف
ذات الطبيعة
المتشابهة مما يساعد علي الحصول علي التقارير والبيانات علي مستويات تجميعية.
حــركــات الخصم
ترتبط هذه الحركات ارتباط تام بنظامي المشتريات والمبيعات فأي حركة خصم تنتج عن
عملية البيع أو مردودات المشتريات ترتبط برقم فاتورة البيع أو المردودات فبمجرد إدخال
رقم فاتورة البيع بإذن الخصم يتم استدعاء كامل بيانات الفاتورة فيقوم مسئول المخازن
بالتأكد من العدد والأصناف ثم يقوم بعملية الخصم وهذا يأتي تتبعا لمنطق السهولة والدقة
وتحديد المسئولية الذي يمتاز بها النظام والتي ترغب في تحقيقها الإدارة ..ويجب الذكر
هنا أن النظام أتاح هنا الحرية الكاملة لأمين المخازن القيام بالحركات سواء بصورة
متكاملة مع البرامج الأخرى أو بصورة مستقلة حيث يمكنه تسجيل الحركات سواء خصم
أو إضافة دون الارتباط بالمبيعات والمشتريات كما أتاح له النظام أيضا إدخال تاريخ
الصلاحية أو الأرقام المسلسلة
حـركـات الإضافــة
ما ينطبق علي حركة الخصم ينطبق علي حركة الإضافة وارتباطها بنظام المبيعات
ومردودات المشتريات.
11. مهام ادارة المشتريات والمخازن الاختصاصات الموكولة إليهم وتشمل :
1- الإشراف على تنفيذ قانون المشتريات والمخازن ولائحته التنفيذية واللائحة المالية للميزانية والحسابات .
2- تحديد احتياجات المكتب من الأجهزة والمعدات و الأثاث و الأدوات المكتبية والمطبوعات في ضوء البيانات الواردة من قسم المخازن و توفير هذه الاحتياجات عن طريق الشراء حسب النظام .
- دراسة طلبات الشراء و دراسة الأسواق و تحديد طرق الشراء و إيضاح أسعار الأصناف و المهمات اللازمة و متابعة طرحها في مناقصات محلية أو عامة و مراجعة العطاءات وعرضها على لجان للبت في اختيار الأصناف .
4- أحكام الرقابة على كل ما يتعلق بأعمال التعاقد ومتابعة إجراءات التعاقد واستيفاء مستندات صرف قيمة الأصناف الموردة وإرسالها إلى قسم الحسابات للصرف .
5- التعاقد مع الموردين عن الأصناف المشتراة و تحديد مواعيد للتوريد وشروط التعاقد وفقاً للإجراءات التي حددها قانون المشتريات و المخازن .
6- مراقبة عمليات التوريد في المواعيد المحددة والتحقق من مطابقة الأصناف الموردة لشروط التعاقد و العينات المتعاقد عليها و متابعة تسليمها للمخازن .
7- دراسة بيانات المخازن عن الأصناف المقرر بيعها لعدم الحاجة إليها أو لعدم صلاحيتها للاستعمال و اتخاذ إجراءات التعاقد لبيعها وفقاً لأحكام قانون المشتريات و المخازن .
8- مسك السجلات الخاصة بالمشتريات والمبيعات والمخازن ما عدا ما يخص أمين المخازن و إلزام المخازن بإمساك السجلات و النماذج المنصوص عليها في اللائحة .
9- تحديد المبالغ اللازمة لتلبية احتياجات المكتب و إدراجها في موازنة المكتب لتوفير الإعتمادات المالية اللازمة .
10- الإشراف على تخزين الأصناف المشتراة لتلبية احتياجات المكتب من الأجهزة و المعدات و الأثاث و الأدوات المكتبية والمطبوعات و الصرف منها وفقاً للوائح والنظام الصادر في هذا الشأن .
11- دراسة معدلات الاستهلاك السنوية للمكتب من مختلف الأصناف .
12- جرد المخازن جرداً مفاجئاً وتحرير المحاضر و إشعار مدير الشؤون المالية بذلك .
13- الإشراف المباشر على أعمال أمين المخازن .
14- تقديم التقارير الشهرية والدورية والسنوية إلى مدير إدارة الشؤون المالية .
12. دليل السلامة في المخازن:
أولاً : اشتراطات السلامة أثناء إنشاء المخازن
1- يجب إقامة كافة منشآت المخازن من مواد غير قابلة للاشتعال، وأن يكون للمخزن أكثر من مخرج واحد .
2- توفير فتحات الإضاءة والتهوية الطبيعية المناسبة مـع تزويـدها بسلك صلب مزدوج ضيق النسيج لمنع إلقاء أي أجسام غريبة داخل المخزن ويجب أن تكون هناك فتحات للتهوية بالأسقف وأيضاً فتحات تهوية سفلية أعلى مستوى الحاجز الأرضي لضمان التجديد الأمثل للهواء، ويجب عند استخدام الإضاءة والتهوية الصناعية أن تكون جميع التجهيزات من الأنواع المأمونة بحيث لا تكون سبباً في إحداث حريق أو انفجار داخل المخازن
3- يجب أن تكون جميع التوصيلات والتجهيزات الكهربائية داخل المخازن مركبة وفق الأصول والمواصفات الفنية التي تضمن سلامة المخازن من خطـر الحريق ولا يسمح بأجـراء أي تعديلات أو إضافات إلا تحت أشراف المسئولين عن الكهرباء .
4- يجب تزويد كل مخزن بسكينة خارجية لفصل التيار الكهربائي عند انتهاء الدوام أو في حالات الطوارئ .
5- يجب تجهيز المخــازن بأجهزة ومعـدات الإطفاء التي تتناسب مع المساحات المخصصة لها ونوعية المواد التي سيتم تخزينها بالمخازن ، ويراعى تجهيز مخازن المواد الكيماوية بنظام للإطفاء التلقائي نظراً لان لها درجة خطورة عالية.
6- يجب تجهيز المخـازن بوسيلة لإنذار الحريق وتوصيلها بغرفة المراقبة بالدفاع المدني والحريق لضمان أعلام الفرق المتخصصة بالدفاع المدني بمكان الحريق مما يضمن انتقالها بسرعة لإخماد الحريق.
7- يجب أن تكون الأبواب والفتحـات الموجودة بالفواصـل من الأنواع المقاومة للنيران ويجب أن تظل مغلقة بصفة دائمة أو أن تكون من الأنواع التي تغلق تلقائياً عند حدوث حريق حتى لا تكون وسيلة لنفاذ النيران منها.
8- يجب أن تكون الأسوار الخارجية المحيطة بالمخازن بالارتفاع المناسب الذي يضمن عدم تسلقها وكذلك بناء غرفة للحارس عند البوابة الرئيسية للمخازن وتجهيزها بمعدات السلامة ولوحة إنذار الحريق الرئيسية ونظام للمراقبة التلفزيونية حتى يتسنى للحارس مراقبة المخازن ضد الحريق أو السرقة .
9- يجب أن تكون الأرضيات مناسبة لطبيعة المعدات المستخدمة في نقل وتخزين المواد داخل المخازن .
10- يجب تقسيم المخازن ذات المساحات الكبيرة إلى وحدات صغيرة وذلك بإقامة فواصل من مواد مقاومة للنيران بحيث يصعب نفاذ الحريق منها وبذلك يمكن حصر الحريق داخل الحيز المحدود دون الانتشار إلى باقي المبنى .