بسم الله الرحمن الرحيم
أساسيات الإدارة الحديثة
ما هي العملية الإدارية :
هي توجيه الجهود الجماعية علي إختلاف أنواعها لتحقيق هدف معين يخدم المنظمة .
ـ الإدارة تخدم المنظمة ؟
تعريف المنظمة ؟
هي عبارة عن تجمع بشري يسعي إلي تحقيق هدف محدود .
أنواع المنظمات ؟
1 ـ منظمات مغلقة وهي المنظمات التي لا تتبادل العلاقة مع البيئة الخارجية .
2 ـ منظمات مفتوحة وهي المنظمات التي تتبادل العلاقة مع البيئة الخارجية .
النظام المفتوح يقوم علي اعتبار أن المنظمة تعمل في بيئة لها مواصفاتها وخصائصها والتي تأتي منها المدخلات والمدخلات تتأثر بتلك الخصائص كما تتأثر بالعوامل الأخرى ( سياسية ـ اقتصادية ـ اجتماعيه ) ويقوم المنظمة بتحويل هذه المدخلات إلي مخرجات في صورة سلع وخدمات بما يحقق أهداف المنظمة .
إرجاع الأثر / يعني الاستفادة من المخرجات كمدخلات للنظام بمعني تعديل المدخلات بناءاً علي دراسة المخرجات
ما هي أسباب قيام المنظمات ؟
1 ـ المنظمة تقوم بأعمال ضخمة ومتنوعة لا يستطيع الشخص بمفردة القيام بها .
2 ـ الندرة في الموارد يتطلب الترشيد في إستخدام تلك الموارد الأمر الذي يعني وجود منظمة ناجحة لهذا الدور
3 ـ الرغبة من الإستفاده من التخصص وتقسيم العمل .
** البيئة كمدخل لدراسة الإدارة .
إن المنظمة لا تعمل بعزل عن البيئة المحيطة لذا فهي تؤثر وتتأثر علي البيئة وحيث أن العنصر البشري عنصراً هاماً يؤثر في قدرة المنظمة علي تحقيق أهدافها وهذا العنصر البشري له أهدافه الخاصة فهذا الأمر يتطلب وجود إدارة تنسيق وتكيف أهداف كلاً من الطرفين المنظمة والأفراد لتحقيق الرضا العام .
** أسباب الاحتياج إلي الإدارة .
1 ـ كبر حجم المنظمات .
2 ـ وجود انفصال بين المنظمات ومُلاكها .
3 ـ التغيرات الإقتصاديه ـ والاجتماعية ـ والتكنولوجيا الهائلة .
4 ـ المنافسة الشديدة في الأسواق .
5 ـ ندرة الموارد يتطلب ترشيد إستخدامها .
تعريف الإدارة :
الإدارة هي النشاط الذي يهتم بتخطيط وتنظيم وتوجيه وتنسيق رقابة أعمال الأخرين لتحقيق هدف معين .
مستويات الإدارة :
إن المنظمة تتكون من مجموعة أفراد لا يتساوون في السلطات والمسئوليات ولذلك تنقسم الإدارة إلي عدة مستويات
1 ـ مستوي الادارة العليا .
2 ـ مستوي الادارة الوسطي .
3 ـ مستوي الإدارة الدنيا ، التنفيذية .
وتختلف هذه المسئوليات من حيث
نطاق العمل ( حجم العمل ـ حجم المستويات ـ السلطات الممنوحة ) .
1 ـ الإدارة العليا :
وهي تتعامل علي مستوي المشروع كوحدة متكاملة وتهتم بـ :
ـ تحديد الأهداف العامة .
ـ رسم السياسات الشاملة
ـ وضع الخطط والبرامج ذات الأمل الطويل . ( إستراتيجية طويلة الأمل )
توجيه الأنشطة الأساسية للمشروع
ـ إعتماد الخطط والبرامج التي تعدها الإدارة الوسطي .
ـ المتابعة الشاملة لأوجه نشاط المشروع .
ـ تحقيق الاتصال بين المشروع والبيئة المحيطة .
2 ـ الإدارة الوسطي :
تقوم الإدارة الوسطي بترجمة الأهداف العامة والسياسات المحدودة من الإدارة العليا وخطط وبرامج عمل قصيرة الأجل .
ـ تغذية الإدارة العليا بالمعلومات والبيانات الخاصة بالنشاط .
ـ تقوم بتوجيه النشاط اليومي والعمليات الجارية ومشق الجهود المبذولة لتحقيق الأهداف المحددة .
ـ تقوم الإدارة الوسطي بالربط بين المستوي الأعلي والمستوي الأدني للإدارة .
3 ـ الإدارة الدنيا ( التنفيذية )
في هذا المستوي الإداري تكون درجة التخصص المهني بين أفراد الإدارة علي درجة عالية منهم الفنيين الغانيين بالتنفيذ فعلاً .
والآن يأتي السؤال التقليدي .
س : هل الإدارة علم أم فن :
نبدأ نجيب علي هذا السؤال . يجب أن نعرف العلم والفن :
العلم : هو مجموعة منظمة من المعارف والقواعد والنظريات التي تم التواصل إليها عن طريق التجارب والتحري
الفن : هي محاولة إستخدام المهارة البشرية عند تطبيق المبادئ والنظريات العلمية .
نلاحظ أن الإدارة في بدايتها كانت أقرب إلي الفن منها إلي العلم ولاكن مع التطور الفكري والإداري أصبحت الأن الإدارة تدرس وفقاً لأساليب كمية وفي بعض الأحيان رياضية لذلك يمكن إعتبار الإدارة في الوقت الحاضر أقرب إلي العلم منها إلي الفن لذلك يمكن القول أن الإدارة هي علم وفن في ذات الوقت فهي علم حيث أنها تدرس في صورة نظريات وقواعد عامة .
وفن حيث أن تطبيق القواعد تختلف من شخص إلي أخر حسب فن وذوق المستخدم لهذه النظريات .
6 ـ الفرق بين الإدارة العامة وإدارة الأعمال :
ـ الإدارة العامة : هي الإدارة التي ستهدف المشاريع التي تهدف إلي تنفيذ السياسات العامة للدولة .
ـ إدارة الأعمال : هي الفرع الخاص بإدارة المشاريع الصناعية والجارية فيا لقطاع الخاص .
الفرق بينهما يتمثل في الأتي :
1 ـ القوة المؤثرة في المؤسسات العامة سياسية بين القوة المؤثرة علي المؤسسات الخاصة إقتصادية .
2 ـ تعمل المشاريع العامة في ظل ظروف إحتكارية بينا تعمل المشاريع الخاصة في جو من التنافس ( منافسة ) .
3 ـ يعمل الموظف الحكومي في تأدية واجبة مدفوعاً بروح الخدمة العامة لتقديم خدمة للمواطنين وليس بغرض تحقيق الربح .
4 ـ الإدارة العامة ترتكز علي قاعدة المسئولية العامة حيث أنهم مسئولون عن تصرفاتهم تجاه الجمهور أما إدارة الأعمال فترتكز المسئولية علي أصحاب المشروع في الدرجة الأولي .
الفصل الثاني
تطور الفكر الإداري
والمقصود بعملية التطور الدارس المختلفة في دراسة علم الإدارة .
وهي :
1 ـ مدرسة الإدارة العلمية ( فريدريك تيلور )
وفيها قام تيلور بتحليل ودراسة نظام الحركة والوقت لمعرفة المدة الزمنية التي يستغرقها كل عمل بغرض التخلف من الحركات غير الضرورية والإبقاء علي الحركات اللازمة للعمل وقياس الوقت اللازم لة .
أساسيات هذه المدرسة :
أ ـ تعريف طبيعة لعمل وتقسيمه إلي أجزاء وتخصيص العمل .
ب ـ وضع الرجل المناسب في المكان المناسب .
جـ ـ تدريب العامل لرفع كفاءته الإنتاجية .
د ـ وضع مستوي معياري يبين كفاءة كل عامل .
هـ ـ وضع مكافأة مادية لكل من يتجاوز المستوي المعياري .
عيوب الأسلوب العملي :
ـ الإدارة تنظر إلي العامل وكأنة آلة .
ـ تقسيم العمل وتخصيصه أدي إلي سهولة العمل والملل منة .
ـ عدم الانسجام بين العامل والإدارة .
2 ـ مدرسة النظرية الإدارية : ( هنري فيول )
ويعتبر هنري فيول أبو الإدارة الحديثة . حيث قام بتقسيم الوظائف المختلفة المنظمة إلي ستة وظائف فرعية هي :
ـ أنشطة فنية ــــــــــــــــــــ إنتاج وتصنيع .
ـ أنشطة تجارية ـــــــــــــــــ بيع ـ شراء ـ تبادل .
ـ أنشطة مالية ــــــــــــــــــ التحويل والقروض .
ـ أنشطة تأمينية ــــــــــــــــ الحفاظ علي الممتلكات والأفراد .
ـ أنشطة محاسبية ـــــــــــــــ الجرد وإعداد القوائم المالية .
ـ أنشطة إدارية ــــــــــــــــــــــ التخطيط ـ التنظيم ـ توجيه ـ رقابة ـ تنسيق .
وتقوم فلسفة هذه المدرسة علي اعتبار أن
أ ـ وظائف الإدارة لا ترتبط بزمان أو مكان .
ب ـ أن مبادئ الإدارة تطبق علي جميع أنواع المنظمات سواء كانت قطاع عام أو خاص وكذلك علي جميع المستويات الإدارية .
2 ـ مدرسة العلاقات الإنسانية ( التون مايو )
وجدنا أن المدرسة العلمية والإدارية لم تهتم بالعامل وبالجوانب النفسية والإجتماعيه لة . لذا ركز مايو علي العوامل النفسية والاجتماعية للعاملين حيث أن لها دور كبير في زيادة الكفاءة الإنتاجية وكانت نظرة مايو إلي المنظمة علي أنها نظام اجتماعي يقوم بإنتاج سلعة أو خدمة مع توزيع الرضا بين أعضائه .
4 ـ المدرسة السلوكية في الإدارة :
تفترض هذه المدرسة أن السلوك الإنساني سلوك هادف وأن مهمة الإدارة هي محاولة تحفيز الأفراد والجماعات علي أداء العمل بما يوفق بين حاجاتهم وحاجات المنظمة .
وقد ركزت هذه النظرية علي :
أ ـ يتم استجابة الفرد للإدارة عندما تحقق حاجاته الإجتماعية والاقتصادية .
ب ـ النظر إلي المنظمة علي أنها وحدة اجتماعيه وليست إقتصادية فقط .
جـ ـ الإهتمام بالجانب الإنساني للعامل .
وقد ظهرت في هذه المدرسة عدة نظريات منها :
* ابراهام ماسلو ونظرية الحاجات الإنسانية .
يقول ماسلو أن الإنسان دائم الحاجة فهو يشبع حاجه تم تظهر لة حاجة أخري يسعي وراء إشباعها وقد رتب ماسلو الحاجات الإنسانية في شكل هرم تصاعدي .
حاجات الإحترام
الحاجات الأمنية
الحاجات الفسيولوجية
الحاجات الإجتماعية
دوبلاس ماكريجو " نظرية X y "
أولا نظرية X "النظرية التقليدية"
تنص على:
الإنسان العادي لديه كراهية فطريه للعمل ويحاول تجنبه
الإنسان العادي خامل وغير طموح ويسعى فقط إلى الأمن ولاستقرار
الإنسان العادي يفتقد المبادرة ولا يسعى لاتخاذ موقف المخاطرة.
لذلك يجب إن يجبر اغلب الناس على العمل كما يجب مراقبتهم وتوجيههم من اجل الحصول على الإنتاج اللازم لتحقيق الأهداف.
ثانيا نظرية y "العلاقات الانسانيه"
ــ الإنسان بطبيعته يحب العمل كحبه للراحة متى ماتوفرت الظروف المناسبة.
ــ تحت الظروف الاجتماعية والاقتصادية الملائمة يسعى الفرد إلى العمل بمعني إرادته.
ــ تحت الظروف المناسبة يتعلم الإنسان تحمل المسؤولية.
ــ الإنسان طموح بطبيعته كما انه قادرا على الإبداع والابتكار وركوب الخاطر.
هيرز برج والنظرية ذات العنصرية:
تقول هذه النظرية إن الشعور بالرضا عن العمل يتولد منه عوامل تسمى العوامل الدافعة ( الإعتراف بالمسئولية ـ فرص ترقي ـ شعور بالإنجاز )
كما تقول النظرية إن الشعور بعدم الرضا يتولد من غياب عوامل تسمى "العوامل الواقية أو عوامل الصيانة"
5 ـ مدخل النظم :
حيث آن مفهوم النظم هو أساس التفكير في العمل الإداري فهو يضع إطار كامل للتعرف علي العوامل الداخلية والخارجية المحيطة بالمنشاة.
وهو يساعد الإدارة علي التعرف علي مدي التعقيد في هذه العوامل وفي الظروف البيئية المحيطة مما يجعل الإدارة علي وعي بمدي صعوبة العمل الإداري ومن ثم بذل الجهود لمواجهة الموقف .
6 ـ الدخل الوقفي :
ويقوم علي تشجيع المديرين علي تحليل وفهم الفروق بين المواقف المختلفة وإختيار أنسب الحلول لها .
الفصل الثالث
التخطيط
تنقسم وظائف الإدارة الرئيسية إلي أربع وظائف هامة
1 ـ التخطيط 2 ـ التنظيم
3 ـ التوجيه 4 ـ الرقابة
أولاً : التخطيط :
التخطيط هو التنبؤ بما سيكون علية المستقبل مع الإستعداد لهذا المستقبل
مسئولية التخطيط : يصب الجزء من عملية التخطيط علي عائق الإدارة العليا مع مشاركة من بعض المرؤوسين
مزايا التخطيط بمشاركة لمرؤوسين :
أ ـ إحساس المرؤوس بأهمية ودورة وقيمته مما يرتفع من روحه المعنوية .
ب ـ الوصول إلي خطط أكثر موضوعية وقدرة علي تحقيق أهداف المنشأة .
جـ ـ خفض الكثير من الجهد والوقت والتكلفة .
د ـ جعل الخطط أكثر مرونة .
الإطار الزمني للتخطيط
خطة طويلة الأجل
خطة متوسطة الأجل
خطة قصيرة الأجل
أ ـ الخطة طويلة الأجل :
المدة من 3 إلي 10 سنوات
ويحدد في الخطة طويلة الأجل فلسفة منشأة وأهدافها .
المميزات :
ـ خطط ذات خطوط عريضة وتتم في المستويات العليا .
ـ تتميز بالمرونة .
ـ تعتبر إطار عام لتوجيه القرارات في المنشأة .
ب ـ الخطة متوسطة الأجل :
المدة تبدأ من 1 سنة إلي 3 سنوات .
يتم دفعها لتغطية النشاط الرئيسي في المنشأة كالإنتاج والخدمات وذلك لضمان الاستخدام الأمثل في ضوء الأهداف والسياسات الموضوعة ( يتم وضعها علي مستوي الإدارة الوسطي )
ـ تتميز بالثبات مع الخطة طويلة الأجل .
جـ ـ الخطة قصيرة الأجل :
وهي خطة أما أسبوعية أو شهرية .
يتم التخطيط فيها علي مستوي الإدارة الدنيا .
تتعلق بالأعمال التنفيذية في المنظمة .
أنواع التخطيط :
1 ـ التخطيط لأداء جديد بمعني إنشاء مشروع أو قسم أو عمل جديد يحتاج إلي تخطيط .
2 ـ التخطيط للتطوير أو التحسن :
وهنا يكون عملية التخطيط من أجل تطوير نشاط قائم ومحاولة رفع كفاءته بما يؤدي إلي زيادة الإنتاج .
3 ـ التخطيط لحل المشاكل :
التخطيط في هذه الحالة يكون لحل مشكلة معينة حدثت وأدت إلي ضعف العملية الإنتاجية فيؤدي دور التخطيط لحل هذه المشكلة بشكل يجعلها لا تحدث مسبقاً .
4 ـ تخطيط العمليات المتكررة :
ويتعلق هذا النوع من التخطيط بالعمليات التي تتكرر دون تعديل في خطها مثل الميزانية والأعمال اليومية المتكررة .
** عناصر التخطيط **
1 ـ الأهداف :
وتنقسم إلي قسمين
أهداف بعيدة
أهداف قريبة
أ ـ الأهداف البعيدة :
وهي الأهداف التي تريد المنظمة أن تحصل عليها في الأمد البعيد ويشترط في الأهداف البعيدة أن
ــ تكون راقية ــ تثير اهتمام العاملين
ــ ممكنة التحقيق ــ عدم وجود تعارض بينها إذا تعددت الأهداف
ب ـ الأهداف القريبة :
وهي الأهداف التي تريد المنظمة أن تحصل عليها في الأمد القريب والأهداف القريبة يجب أن تكون :
ـ بسيطة ـ مفهومة ـ واقعية ـ عدم التعارض مع بعضها ـ إقتصادية في الموارد .
2 ـ التنبؤ بالأحداث المستقبلية :
يعتمد التخطيط علي التنبؤ بالمستقبل بناءاً علي مبيعات العام الماضي وعملية التنبؤ بالمبيعات تتم بأخذ مبيعات العام الماضي مع إضافة سنة نمو طبيعية وفقاً لتقدير السوق وتلعب إحساس وخبرة الإدارة دور كبير في عملية التنبؤ .
3 ـ السياسات :
ويقصد بها المبادئ والمفاهيم التي يصفها المخططون ويسترشد بها المنفذون وتهم السياسات في وضع الخطط الفرعية .
** أنواع السياسات **
أ ـ السياسة الأساسية :
وهي التي تكون منصوص عليها في النظام الأساسي للمنشأة .
ب ـ السياسة العامة :
وهي التي تصفها الإدارة العليا للمنشأة وتدور حول السياسة الأساسية .
جـ ـ السياسة التفصيلية :
وهي السياسة التشغيلية التي توضع لكي تلتزم بها الوحدات الإدارية .
د ـ السياسة الضمنية :
وهي سياسات غير مكتوبة ولكنها تكون بمثابة العرف الذي يجري بة العمل .
4 ـ البرامج :
وهي عبارة عن خطط صغيرة محدودة النظام تنبثق من الخطة العامة ويخصص كل برنامج منها لعمل معين .
5 ـ الإجراءات :
هي الأعمال التفصيلية الرتيبة التي تسير في طريق ثابت ( روتين )
خطوات وضع الإجراءات :
أ ـ تحديد إسم العملية .
ب ـ تحليل الأعمال إلي جزئيات صغيرة .
جـ ـ ترتيب الأعمال .
د ـ تصميم المستندات والنماذج المستخدمة .
هـ ـ توزيع الأعمال عدد معين من العاملين .
6 ـ الوسائل والأدوات اللازمة للخطة :
يتم تحديد الوسائل والأدوات علي أساس العمليات التي ينبغي إنجازها وبالتالي يتم حصر الإحتياجات .
7 ـ الموازنة التخطيطية :
موازنة عينية
موازنة نقدية
موازنة مالية
وهي تعرف بالميزانية التقديرية وهي ترجمة رقمية للخطة المستقبلية حيث يتم وضع أرقام للموارد والنتائج التي تسفر عنها الخطة .
أ ـ الموازنة العينية :
وهي تقدير كمي عن السلع والخدمات التي سوف تنتجها المنشأة .
كما تشمل تقدير كمي عن المواد الخام اللازمة للعملية الإنتاجية .
ب ـ الموازنة المالية :
وهي ترجمة قيمية للموازنة العينية حيت تعبر عن الموازنة العينية بقيم نقدية .
جـ ـ الموازنة المالية :
وتشمل تقدير القبوضات والمدفوعات النقدية خلال فترة الخطة ويكون الفرق بين القبوضات والمدفوعات هو فائض أو عجز نقدي .
** الخطوات العملية للتخطيط :
الخطوة الأولي : التعرف علي المشكلة
وفيها يتم الإحساس بوجود مشكلة ثم جمع البيانات والمعلومات عن المشكلة والتعرف علي أسباب وجودها .
الخطوة الثانية : وضع الأهداف :
وفيها يتم تحديد ما يريد المدير أن يحققه .
الخطوة الثالثة : تحليل المشكلة :
وفيها يتم التعرف علي الظروف المحيطة بالمشكلة حتي يمكن التعرف علي الأسباب الحقيقية لها .
الخطوة الرابعة : تقرير أفضل الحلول :
حيث يحد المدير مجموعة من الحلول البديلة والتي تصلح لحل المشكلة ثم إختيار أفضلها للتغلب علي المشكلة .
الخطوة الخامسة : وضع برنامج للتحرك وبرامج بديلة مع تحديد المواعيد :
وهنا يقوم المدير بتطور حركته بناءاً علي تحليل المشكلة أو تغيير الأداء ببرنامج جديد مع وضع خطط بديله في حالة تعثر البرنامج الأول .
الخطوة السادسة : التوضيحات والتوقعات :
ويجب علي المدير أن يوضح خطوات البرنامج الجديد للعاملين معه ووضع خطط تدريب مسبقة بفترة زمنية .
الخطوة السابعة : الحصول علي موافقة الرئيس إن كان ذلك ضرورياً :
وهنا يجب أن يكون المدير متفاهم جيداً للخطة الموضوعة بحيث يمكنه الإجابة علي الأسئلة التي توجه له من قبل الرئيس ليحصل علي موافقته .
الخطوة الثامنة : وضع الخطة موضع التنفيذ :
بعد موافقة الرئيس يتم إنطلاق الخطة نحو التنفيذ .
الخطوة التاسعة : المتابعة :
وتعتبر متابعة تنفيذ الخطة من أهم المراحل حيث تكون المتابعة ضمان لتحقيق الأهداف القريبة والبعيدة وفقاً للخطة الموضوعة من أجل تنفيذ الخطة في موعدها المحدد .
خصائص التخطيط الجيد :
س1 : بماذا توضح القاعدتين علي أمر التخطيط ليكون عملهم ناجحاً ؟
جـ1 : 1 ـ أن يكون الخطة هدف محدد .
2 ـ أن تتميز الخطة بالبساطة والوضوح .
3 ـ أن تكون الخطة واقعية وملائمة للزمان والمكان .
4 ـ الدقة في بيانات الخطة وحساباتها .
5 ـ مراعاة العامل الإنساني عند وضع الخطة وعند متابعتها .
6 ـ متابعة الخطة أثناء مراحل التنفيذ .
7 ـ إشتراك العاملين عند وضع الخطة .
8 ـ شرح الخطة والإعلان عنها بوضوح .
9 ـ أن تكون الخطة مرنة لمواجهة التغيرات الطارئة .
10 ـ أن يتم بناء الخطة من أسفل إلي أعلي بمعني أن يبدأ المخطط في وضع الخطة الفرعية ثم يرتفع بها مع المستويات الإدارية التنفيذية الأعلي ثم تجمع في خطة واحدة شاملة .
س2 :ما هي العوامل التي تؤثر في الخطة :
جـ2 : 1 ـ السياسات الحكومية وهي الإجراءات التي تتبعها الحكومة بحيث يكون لها تأثير علي نشاط المنظمة
2 ـ الظروف الاقتصادية العامة :
حيث تؤثر الظروف الإقتصاديه سواء رواج أو كساد علي تخطيط المدير
سلوك المستهلك :
فالمستهلك له دور كبير في التخطيط فعمليات التنبؤ مثلاً تتوقف علي رغباته واحتياجاته .
الفصل الرابع
" التنظيم "
تعريف التنظيم : ـ
هو عملية ترتيب وتوزيع الموظفين بطريقة تؤدي إلي سرعة تحقيق الهدف وذلك عن طريق توزيع السلطات والمهام والمسئوليات .
أهداف التنظيم :
1 ـ يوفر المعايير اللازمة لقياس أداء الوحدات وبالتالي تحسين الاداء .
2 ـ يساعد في تحديد نوعية ومدي النشاط الذي يعهد بة المدير إلي كل وحدة في التنظيم .
3 ـ يساعد علي تحقيق التضارب والتداخل بين أهداف المستويات المختلفة .
4 ـ يساعد علي إظهار أهمية ومدي المساهمة التي تقدمها الوحدة التنظيمية ومكانتها في الهيكل التنظيمي .
كيف يتم التنظيم :
يتم علي ثلاث عناصر هي :
1 ـ تحديد التقسيمات الإدارية :
حيث يتم تجميع الأعمال المتشابهة من الحيثي التخصصي ووضعها في وظائف .
الوظائف في وحدات إدارية صغيرة ، والوحدات الصغيرة أقسام الأقسام في إدارات .
2 ـ تحديد السلطات والصلاحيات الممنوحة لكل قسم واخل كل إدارة .
3 ـ تحديد العلاقات وطرق والإتصال بين الإدارات والأقسام .
أهمية وجود التنظيم : ـ
1 ـ تحديد مسئولية أداء العمل .
2 ـ الرغبة في الحصول علي مزايا التخصص وتقسيم العمل .
3 ـ يساعد تقسي العمل في توزيعه علي أعضاء الجماعة .
4 ـ أن العمل أكبر مما يؤديه شخص واحد ولذلك ينبغي تقسيمه .
التنظيم الجيد هو الذي يتفاعل مع التخطيط لتحقيق الأهداف التالية : ـ
1 ـ تيسير إنجاز العمل .
2 ـ الإستخدام الأمثل للموارد المتاحة .
3 ـ إستقرار المنظمة وبالتالي ثقة المتعاملين .
4 ـ الإقتصاد في الجهد والوقت والمال .
خصائص التنظيم الجيد :
1 ـ حدة الأمر :
حيث يتلقي المرؤوس الأوامر من رئيس واحد .
2 ـ التسلسل الرئاسي :
وهو تسلسل هرمي يوضح تسلسل الوظائف والعلاقة بين الرؤساء والمرؤوسين كما يوضح السلطات الموكلة لهم .
3 ـ النطاق المناسب للإشراف :
وهو العدد الأمثل من المرؤوسين الذي يستطيع أن يشرف علية الرئيس بكفاءة .
4 ـ تفويض السلطة :
حيث يعهد الرئيس ببعض سلطاته إلي عدد من المرؤوسين حيث
ـ يخفف عبئ العمل عنة .
ـ يتفرغ للمسائل الهامة .
ـ يتيح الفرصة لمساعديه للتدريب علي القيادة .
5 ـ الوضوح في تحديد المسئوليات :
حيث يجب أن تعلم واجبات ومسئوليات كافة أعضاء التنظيم .
6 ـ تكافؤ السلطة مع المسئولية
حيث يجب أن يتحمل كل شخص مسئولية عملة وأن يكون قادر علي مباشرة واجبة نحو هذا العمل .
7 ـ مراعاة الطاقة البشرية في توزيع الواجبات :
حيث يتم دراسة قدرات كل فرد في التنظيم لكي يتم تكليفه بالواجبات التي يستطيع القيام بها وتتناسب مع قدراته .
8 ـ شبكة فعاله للإتصالات :
حيث أن توضيح السلطات في الهيكل التنظيمي من أسفل إلي أعلي يساعد علي سهولة تدفق المعلومات .
9 ـ تجنب الازدواج :
ويتم ذلك من خلال تجميع الوظائف المتشابه في جهاز واحد .
10 ـ المرونة والبساطة :
بحيث يكون التنظيم قابل للتغيير وفقاً للتغيرات الطارئة لذلك يجب أن يكون التنظيم بسيط ولا يشتمل علي عدد كبير من الأجهزة .
11 ـ إستقرار التنظيم :
بمعني ألا تجري فية تعديلات إلا إذا كانت هناك أسباب قوية تدعو له .
التنظيم الرسمي
التنظيم الغير رسمي
أنواع التنظيم
أولاً : التنظيم الرسمي:-
وهو يتمثل في صورة هرمية من المسئولين الذين يقومون بتوجيه وتنسيق الجهود من خلال الإجراءات الرسمية.
@ : متى يتحقق التنظيم الرسمي ؟
1- عندما يكون في استطاعة الأفراد الاتصال يبعضهم البعض.
2- حين يرحب هؤلاء الأفراد بتنفيذ ما يعطى إليهم من أوامر.
3- حين يجمعهم هدف واحد مشترك.
@ : المبادئ العامة لتحقيق التنظيم الرسمي:-
1 ـ مبدأ الفاعلية في الأداء :-
بمعنى توفير الإمكانيات والتسهيلات التي تتضمن تنفيذ الأعمال .
2 ـ مبدأ تسهيل تحقيق الأهداف:-
بمعنى توفير الإمكانيات والتسهيلات التي تضمن تنفيذ الأعمال .
3- مبدأ تجميع الوظائف المتشابهة:-
ولذلك لمنع الأزدواجيه والتضارب.
4- مبدأ التوازن بين السلطة والمسؤولية :-
حيث أن المسؤولية تعني أن يحاسب الشخصي على العمل المطلوبة وفي إطار السلطة الممنوحة له.
5- مبدأ المحاسبة الفردية:-
حيث أن محاسبة الفرد تكون من فرد واحد هو رئيسه المباشر.
6- مبدأ وحدة الأمر والتوجيه:-
وهذا المبدأ يرتبط بالسابق حيث أن الأمر يكون من الرئيس.
7- مبدأ النمو الوظيفي:-
حيث أن كبر حجم المنظمة يتطلب توسيع قاعدة الوظائف.
8- مبدأ التوازن الوظيفي:-
حيث أن التوسع يكون محدود بحيث تكون الفوائد المترتبة عليه متساوية مع التكلفة .
9- مبدأ مرونة التنظيم :-
أي قابلية التنظيم للتغير عند حدوث ظروف طارئة .
10- مبدأ نطاق الإشراف:-
وهو عدد الرؤساء والمرؤوسين في الهيكل التنظيمي بحيث يمكن للرئيس متابعتهم والأشراف عليهم.
11- مبدأ التوفيق بين أعمال الاستشاريين والتنفيذية :-
بحيث يستمع التنفيذيون إلى نصح الاستشاريين دون إجبار.
س: ما هي المبادئ التي يخضع عمل الاستشاريين لها؟
جـ: 1- أن يعمل الاستشاريين لا يحد من التنفيذيين.
2 ـ أن يستمع التنفيذيون إلى نصح الاستشاريين دون إجبار أو إلزام .
3 ـ أن يعبر الاستشاريون عن أرائهم ومقترحاتهم دون خوف .
4 ـ يقدم الاستشاريين النصح للمنفذين دون فرضها .
أشكال التنظيم الرسمي :-
1 ـ التنظيم الرأسي أو التنفيذي .
2 ـ التنظيم الوظيفي .
3 ـ التنظيم الاستشاري.
4 ـ التنظيم مع استخدام اللجان.
أولاً: التنظيم الرأسي أو التنفيذي:-
يقوم على أساس أن كل رئيس يملك سلطة مطلقة في توجيه مرؤوسيه و المرؤوسين يوجهون مساعديهم وهكذا رأسياً من أعلى ادني لهيكل التنظيمي.
مميزاته :-
أ ـ البساطة والوضوح.
ب ـ سهولة تتبع المسؤولية.
جـ ـ سرعة اتخاذ القرارات.
عيبوه:-
أ ـ يعمل المدير بين اعباء قد تفوق طاقاتهم.
ب ـ قد يغفل التخصص وتقسيم العمل.
جـ ـ قد يؤدي إلى التعسف في استخدام السلطة .
ثانياً: التنظيم الوظيفي :-
يقوم التنظيم على أساس التخصص أي أن تخصص كل وحدة إدارية لنشاط محدد.
مميزاته:-
ارتفاع مستوى كفاءة الأداء بسبب التخصص.
عيوبه:-
أ ـ عدم وضوح السلطة والمسئولية .
ب ـ يحتاج إلى متخصصون.
جـ ـ يحتاج إلى مصاريف تدريبية .
ثالثاً: التنظيم التنفيذي الاستشاري :-
ظهرت التنظيمات الاستشارية لمساعدة التنظيمات التنفيذية في اداء عملها مع كبر حجم المنظمات والتقدم المستمر في المعرفة والتقنية .
والغرض منها تحقيق الأعباء عن المديرين ليكونوا أكثر تركيز في الأنشطة التي تحقق أهداف المنظمة .
واجبات الاستشاري :-
1 ـ تجميع الحقائق .
2 ـ تلخيص الحقائق وتلخيصها وتفسيرها .
3 ـ التوجيه بما يجب عمله .
4 ـ مناقشة الخطط المقترحة.
5 ـ تشجيع تبادل المعلومات بين الرؤساء.
6 ـ التفكير في الخطط الجديدة .
7 ـ تزويد اعضاء الجماعة بالمعلومات والنصائح.
8 ـ توضيح وشرح الأوامر الصادرة.
رابعاً: التنظيم مع استخدام اللجان:-
وهناك عدة أنواع للجان هي :
ـ رسمية أو غير رسمية.
ـ دائمة أو مؤقتة .
ـ تنفيذية أو استشارية.
الظروف التي يكون من المفيد فيها إتباع إسلوب العمل الجماعي وتكوين اللجان :-
عندما يكون القرار على جانب كبير من الأهمية .
عندما يكون من الضروري الحصول على معلومات متعددة الجوانب للوصول إلى القرار السليم.
عندما يكون من التنفيذ الناجح للقرارات متوقفاً على الفهم الكامل للاعتبارات المتعلقة بها .
عندما يكون من الضروري التعديل المتكرر لأنشطة عدة إدارات لضمان التنسيق في العمل.
الظروف التي لا تشجع على استخدام اللجان :-
1 ـ عندما يكون عامل السرعة في القرار حيوياً .
2 ـ عندما لايتوافر الأفراد المؤلون والمتخصصون.
3 ـ عندما تكون المشكلة متعلقة بالتنفيذ وليس باتخاذ القرار.
4 ـ عندما يكون القرار غير هام.
ثانيا :التنظيم غير الرسمي:-
هو التنظيم الذي يريده الأفراد.
خصائصه:-
1 ـ التعدد. 2 ـ القيادة. 3 ـ الأهداف. 4 ـ البناء التنظيمي.
5 ـ التماسك. 6 ـ صغر الحجم. 7 ـ الشعارات والمبادئ.
فوائد التنظيم الغير رسمي:-
1 ـ في حالة وجود توافق بين التنظيم الرسمي والغير رسمي يساعد ذلك في تحقيق الأهداف المعدده للمنظمه.
2 ـ يعوض الأفراد عن القيود التي يفرضها التنظيم الرسمي.
3 ـ يخدم التنظيم غير الرسمي التنظيم الرسمي في تزويدها بالمعلومات.
4 ـ يقدم لأعضائه الوسائل الكافيه لإشباع حاجاتهم الإجتماعيه.
5 ـ يزيد من فاعليه الإدارة.
مساوئ التنظيم غير الرسمي:-
1 ـ عدم قدرة المنظمة على التنبؤ بالسلوك الإنساني داخل المنظمة.
2 ـ نتيجة تقارب العاملين والحديث بينهم يكون على حساب وقت المنظمة.
3 ـ قد يؤدي خروج بعض الأعضاء أو دخول أعضاء جدد إلى تخفيض كفاءة العمل نظرا لما يتطلبه من
تكرار التنسيق لمجهودات المجموعة.
4 ـ في حالة عدم الوفاق بين الإدارة وبعض المجموعات قد يؤدي إلى ممارسة نشاط ضد المصلحه العامة
للمنظمة .
خطوات عملية البناء التنظيمي:-
1 ـ تحديد الهدف.
2 ـ تحديد أوجه النشاطات المختلفة في العمل المطلوب تنفيذه.
3 ـ تحديد العمليات المطلوبه في كل نشاط.
4 ـ تحديد الوظائف المطلوبه في كل عملية.
5 ـ تحديد واجبات كل وظيفة والمؤهلات المطلوبة في شاغلها.
6 ـ تعيين الأفراد وتكليفهم بالوظائف المطلوبه.
7 ـ إعطاء السلطات لهؤلاء الأفراد.
8 ـ توفير التسهيلات والإمكانيات الخاصة بالعمل.
9 ـ إعداد الخريطة التنظيمية والدليل التنظيمي.
الخريطة التنظيمية:-
هي شكل بياني يوضح خطوط السلطه الرسميه للإدارات الرئيسية والفرعيه وعلاقتها ببعضها البعض,كذلك حدود سلطات الموظفين في إطار الوظائف الإداراية.
أنواعها:-
أ ـ الخرائط الرئيسية:-
يوضح الصورة الشامله للتنظيم الإداري بالمنظمة بما فيه من إدارات وأقسام ووحدات.
ب ـ الخرائط المساعدة:-
هي خرائط خاصة بالإدارة أو قسم معين وتظهر طبيعة العلاقات والواجبات وحدود السلطة في
الإدارة أو القسم المختص.
محتويات الدليل التنظيمي الذي تصدره المنظمات:-
- الوظائف.
- السلطة والمسؤوليات الخاصة بكل وظيفة .
- الواجبات المحددة بكل وظيفة والمؤهلات المطلوبة في شاغلها.
- العلاقات بين الإدارات الرئيسية في المنظمة.
بعض نماذج التنظيمات:-
1 ـ التنظيم على أساس الوظيفة:-
وهو يتضمن تجمع الوظائف والعمليات المتشابه في إدارة مركزية واحدة وتشكل الوظائف الرئيسية ويتفرع منها نشاطات فرعية.
المدير العام
إدارة المبيعات
إدارة الإنتاج
12-01-2010, 09:10 PM
أساسيات الإدارة الحديثة
