الدورة المستندية للمقبوضات والمبيعات والمدفوعات والأجور
المقبوضات النقدية بالخزينة .
* عند قبول العميل عرض الاسعار المقدمة من قبل ادارة الشركة تقوم ادارة المبيعات بتحرير اذن توريد نقدية/شيكات من اصل + 2 صورة … نموذج رقم 1 .
الاصل – يسلم للعميل للتوجه به الى امين الخزينة. … الصورة الاولى – ترسل الى ادارة المبيعات و تحفظ في ملف العميل للمتابعة. …. الصورة الثانية – تحفظ بالدفتر. ….
و ذلك مقابل الدفعة المقدمة او طبقا لشروط العرض.
* يتوجه العميل باصل اذن توريد نقدية/شيكات الى خزينة الشركة للسداد . حيث يقوم امين الخزينة اذن التوريد و النقدية و تحرير ايصال استلام نقدية/شيكات من اصل + 3 صورة … نموذج رقم 2 .
الاصل – يسلم للعميل الذي قام بتوريد النقدية او الشيكات. …. الصورة الاولى – ترسل الى ادارة الحسابات *حسابات العملاء* … الصورة الثانية – ترسل الى ادارة المبيعات و تحفظ في ملف العميل للمتابعة. … الصورة الثالتة – تحفظ بالدفتر.
* و في نهاية اليوم يقوم امين الخزينة بالتاكد من تسجيل جميع ايصالات الاستلام و اذون الصرف في كشف حركة الخزينة و ارفاق جميع المستندات بالكشف و تسليمها لادارة الحسابات .
* تقوم ادارة الحسابات بالتسجيل بدفتر يومية الصندوق و التسجيل ايظا باستاذ مساعد العملاء.
* ثم تقوم ادارة المراجعة بمطابقة كشف حركة الخزينة بايصالات استلام النقدية و فواتير البيع او العقود او عروض الاسعار …. و ايظا التاكد من صحة ترحيل القيود بعد قيام ادارة الحسابات بتسجيلها.
المقبوضات بشيكات .
* يتقدم العميل لسداد الشيكات المستحقة عليه الى ادارة المبيعات حيث تتاكد من صحة الشيك و المبلغ المستحق بالمديونية ثم تحرير اذن توريد نقدية/شيكات من اصل + 1صورة … نموذج رقم 1 . …. الاصل – يسلم لامين الخزينة…… الصورة – تحفظ بالدفتر.
* يقوم العميل بالتوجه الى امين الخزينة بالشيك و اذن التوريد حيث يقوم بتحرير ايصال استلام نقدية/شيكات من اصل + 2صورة … نموذج رقم 2.
الاصل – يسلم للعميل …. الصورة1 – ترسل الى ادارة الحسابات….. الصورة2 – تحفظ بالدفتر.
* و في نهاية اليوم يقوم امين الخزينة بتحرير كشف حركة الخزينة مبينا بها حركة النقدية و الشيكان بالخزينة و يرفق بها المستندات ثم يسلمها الى ادارة الحسابات لاتخاد الاجراءات المحاسبية اللازمة.
* كما يقوم امين الخزينة بتحرير حافظة شيكات مسجل بها جميع ارقام الشيكات الواردة اليه و تواريخ استحقاقها و قيمتها و البنك المسحوبة عليه لارسالها الى البنك للتحصيل و توقيع البنك عليها باستلام هذه الشيكات.
]
خت2- خارطة تدفق المقبوضات بشيكات
-2-2- المدفوعات .
…. -2-2-1- المدفوعات النقدية .
* يقوم طالب صرف النقدية بتحرير اذن صرف نقدية من اصل فقط … نمودج رقم3 . …. الاصل – يقدم لامين الخزينة .
* ويوقع عليه بما يفيد الاعداد ثم يعتمد من مدير الادارة التابعة وايظا من مدير الادارة المالية.
* ثم يتقدم طالب الصرف باذن الصرف الى امين الخزينة الذي يسلمه النقدية و يحتفظ لديه باذن الصرف لارفاقه بملخص حركة الخزينة اليومي لاعادته لقسم الحسابات لاتخاد الاجراءات المحاسبية اللازمة بشانه .
* و لاحكام الرقابة على المدفوعات النقدية يجب ان تعتمد اذون الصرف من السادة المفوضين لهم باعتماد الصرف المقررة باللائحة المالية كل في حدود السلطات المنوطة له.
نموذج رقم3 …. خارطة تدفق المدفوعات النقدية.
-2-2-2- المدفوعات بشيكات .
* تتقدم الجهة الطالبة للشيك الى ادارة الحسابات التي تتولى تحرير اذن صرف الشيكات من اصل و صورة …. نموذج رقم 4 . …. الاصل – يرسل الى الادارة المالية. … الصورة – تحفظ بالدفتر.
* و يوضح باذن صرف الشيك كل من . مبلغ الشيك .. و تاريخ الاستحقاق .. و سبب الصرف .. و الجهة المصدر اليها .. و يتم اعتماده من مدير الادارة الطالبة للشيك.
* ثم يتم تحرير الشيك بمعرفة ادارة الحسابات و تتولى توقيع الشيك و اعتماده من المفوض له سلطة توقيع الشيكات بالشركة و تستوفي باقي بيانات اذن الصرف بالشيك و يعتمد من المدير المالي.
* و يسلم الشيك للجهة الطالبة و توقع على اذن الصرف بالاستلام و تتخذ الاجراءات المحاسبية.
]
نموذج رقم 4 …. خريطة تدفق المدفوعات بشيكات .
-2-3- الدورة المستندية للعهدة المستديمة .
هي العهدة التي تصرف لبعض العاملين الذين تستوجب طبيعة عملهم وجود نقدية معهم للصرف منها على متطلبات الوظيفة وهي تظل باقية في عهدة الموظف ولا تتم تسويتها الا عند نهاية السنة المالية ليعاد صرفها من جديد طالما ان طبيعة العمل تستلزم ذلك وتتم صرف العهد واستعاضتها و زيادتها او تخفيظها طبقا للاجراءات التالية -
-1- عند صرف العهدة او زيادتها -
-ا- يقدم طالب العهدة اذن صرف بالقيمة المطلوب صرفها الى ادارة الحسابات للتحقق من ضرورة وجود عهدة طرف هذا الموظف و رفع الطلب للمدير المالي لاعتماده .
-ب- تقوم ادارة الحسابات بعد اعتماد الطلب بصرف العهدة .
-ج- نفس الاجراءات تتبع عند زيادة العهدة .
-2- عند استعاضة العهدة -
-ا- يقوم امين العهدة بالصرف منها على متطلبات الوظيفة باستخدام ايصال صرف مؤقت من العهدة مسلسل نموذج رقم5 .. و يجب ان يوقع المستفيد باستلام المبلغ وان يرفق مستند الصرف مع الايصال .
-ب- يقوم امين العهدة عند بلوغ رصيد العهدة 70 بالمائة من قيمتها او عند نفاذها بتحرير كشف استعاضة نموذج رقم6 تسجل فيه المبالغ المصرفة بالتفصيل من واقع ايصالات الصرف المؤقتة و يقدم الكشف مرفقا به المستندات الى ادارة الحسابات .
-ج- تقوم ادارة الحسابات بمراجعة الكشف و المستندات وتحليل المبالغ المنصرفة بحسب الغرض من الصرف ثم تقوم بتحرير اذن صرف نقدية.
-د- تقوم الادارة المالية بمراجعة الكشف و المستندات و اذن الصرف وترفع جميعها للمدير المالي لاعتماد الصرف.
-ه- يقوم امين الخزينة بصرف المبلغ المطلوب والموازي لاجمالي كشف الاستعاضة و يوقع امين العهدة على اصل اذن الصرف باستلام المبلغ .
-و- يسلم كشف الاستعاضة ومرفقاته مع ملخص حركة النقدية الى الادارة المالية لاتمام عمليات المراجعة والقيد والحفظ. .
-ز- تقيد المبالغ المنصرفة بموجب كشف الاستعاضة كمصروفات عادية لكي يعود رصيد العهدة الى المبلغ الاصلي لها .
نموذج رقم5 …. نموذج رقم6 .
-2-4- الدورة المستندية للاجور والمرتبات .
* يتم حصر الوقت عن طريق بطاقة حضور وانصراف . الساركي … نموذج رقم7 يوقع عليها الموظف/العامل ساعة الحضور وساعة الانصراف وتعتبر ايظا تلك البطاقة المستند الاساسي لحصر اوقات الغياب و المرضى و الاضافي.
* عند حضور الموظف/العامل يوقع على الساركي و يختم بساعة الحضور.
* في حالة الخروج اثناء ساعات العمل الرسمية يحرر تصريح خروج بواسطة الادارة التابع لها الموظف/العامل و موقع عليها من المدير الاداري بعد موافقة مدير الادارة التابع لها الموظف و يحتوي تصريح الخروج على اسم الموظف/العامل و ساعة الخروج المقرر الرجوع اليها . اما اذا كان الخروج بدون عودة فيذكر ذلك بالتصريح و يحرر ذلك التصريح من اصل + 1 صورة
الاصل – يرسل الى الادارة الادارية …. الصورة – تسلم لمكتب امن البوابة.
• يتجه الموظف/العامل الى الامن الذي يثبت من خلال التصريح بسجل خاص ساعة الخروج وساعة العودة من واقع عودة الموظف/العامل ثم بعد ذلك يقوم بمطابقته على بيانات المدة المحددة والمصرح له بها بالتصريح.
يعاد التصريح بعد ذلك الى المدير الاداري للحفظ.
* في نهاية اليوم يقوم الموظف/العامل بختم الساركي بساعة الانصراف.
بالنسبة لحصر وقت الاضافي فيتم عن طريق الساركي ايظا.
تقوم الادارة التابع لها الموظف/العامل بتحرير اذن بساعات عمل اضافية من اصل + 2 صورة … نموذج رقم 9 .
الاصل – يحرر بمعرفة الادارة التابع لها الموظف/العامل …… الصورة الاولى – ترسل الى ادارة الشؤون الادارية. ….. الصورة الثانية – ترسل الى مكتب الامن .
• في نهاية اليوم . وبعد انقضاء الوقت الاضافي المقرر يقوم الموظف/العامل بختم الساركي بساعة الانصراف.
• في نهاية كل شهر تقوم الادارة الادارية بتجميع الساركي و يتم تفريغ وتجميع اجمالي عدد ساعات العمل الاضافية … نموذج رقم10 و على اساسه يتم احتسابالاجر الاضافي لكل موظف/عامل.
.قبل نهاية الشهر يعد كشف اجور مرتبات العاملين … نموذج رقم11 . الذي يوضح الاستحقاقات – المرتب الاساسي/المرتب الاضافي/البدلات/مستحقات اخرى — و الاستقطاعات –
حصة الشركة في التامينات الاجتماعية/حصة العامل/الموظف في التامينات الاجتماعية/ ضريبة كسب العمل/الغياب/الجزاءات/استقطاعات اخرى- و صافي الاجر .. توقيع الموظف العامل بالاستلام.
في نهاية كل شهر يقوم المدير الاداري بعمل مذكرة ترفع الى المدير المالي تحتوي على بيان بالتعيينات الجديدة و تشتمل على +اسم الموظف/العامل+المرتبالشهري+تاريخ التعيين ….. نموذج رقم12 من اصل و 2 صورتين .
الاصل – يحرر بمعرفة ادارة الشؤون الادارية و يرسل الى الادارة المالية. … الصورة الاولى – يحتفظ بها بالادارة الادارية.
في جميع الاحوال تقوم الادارة الادارية باحتساب الجزاءات يدويا وكذلك الخصومات التي تتم عن طريق قسمة المرتب الاساسي على 30 يوم ثم يضرب في عدد ايام الخصم.
في حالة قيام الموظف/العامل باجازة يقوم الموظف/العامل باعداد نموذج طلب اجازة يعتمد من مدير الادارة التابع لها.
نموذج رقة7 ساركي . … نموذج رقم8 … نموذج رقم9 … نموذج رقم10 … نموذج رقم11 … نموذج رقم12 . …. خريطة تدفق دورة الاجور .
الدورة المستندية للمشتريات
-2-5-1- الدورة المستندية للمشتريات المحلية .- …. -أ- المشتريات الغير النمطية.
وذلك بالنسبة للاصناف التي لايتم تحديد حدود دنيا للاحتفاظ بها في مخازن الشركة وتتمثل هذه المشتريات على سبيل المثال في الاتي .
احتياجات تطلب لاول مرة وغير موجودة بالشركة او مخازنها.
الاصول الثابتة والمواد المستهلكة كالادوات المكتبية والتي لايخصص لها مخزن و تطلب اولا باول.
وفي هذه الحالة يتم اتباع الاتي .
يتم ارسال طلب الشراء من الجهة الطالبة الى ادارة المشتريات . نموذج رقم13 . ويحرر من اصل وصورة. ….. الاصل – يرسل الى ادارة المشتريات … والصورة تحفظ يالدفتر.
تقوم ادارة المشتريات بتحرير امر الشراء الى المورد المختص لتوريدها … نموذج14 . و يحرر من اصل + 3 صور ….. الاصل – يرسل الى المورد … الصورة الاولى -. ترسل الى قسم الحسابات .
الصورة الثانية – ترسل الى ادارة المخازن للاستلام بواسطتها … والصورة الثالتة . تحفظ بالدفتر.
-ب- المشتريات المحلية النمطية.
وذلك بالنسبة للاصناف التي يتماشى معها اسلوب وضع حدود للمخزون *ادنى واعلى نقطة طلب*
وفي هذه الحالة يتم اتباع الاتي ..
يقوم امين المخزن بتحرير طلب شراء بالاصناف التي وصل رصيد مخزونها الى نقطة اعادة الطلب حيث تحدد هذه النقطة في ظل حالة التاكد او عدم التاكد من معدل الطلب . فكلما زادت درجة عدم التاكد من معدل الطلب كلما ارتفعت نقطة اعادة الطلب . وفي ظل حالة التاكد التام تنخفض نقطة اعادة الطلب الى اقل ما يمكن حيث لاوجود لما يسمى مخزون الامان في هذه الحالة باقي الدورة كما سبق بيانه –ا-
-2-5-3- دورة المشتريات الخارجية.
في حالة شراء ماكينات متخصصة لازمة للصناعة فانه يتم استيرادها من الخارج ويتم ذلك باتباع الخطوات التالية .
-1- يتم تحرير طلب استيراد بالاصناف المطلوبة واعتماده من رئيس مجلس الادارة … نموذج15. ثم يتم ارسال خطاب الى المورد بموافاة الشركة بالفاتورة المبدئية للاصناف الثابتة المطلوب شراؤها للمصنع.
-2- بعد ذلك ترسل صورة الفاتورة المبدئية مع طلب الاستيراد المعتمد من سلطة الاعتماد للادارة المالية لاتخاد اجراءات الاستيراد من الخارج للاصناف المطلوبة.
-3- ثم تقوم ادارة الحسابات بتحرير طلب الاستيراد من الخارج للحصول على موافقة مصلحة الجمارك لتحديد البند الجمركي ثم بعد الحصول على موافقة مصلحة الجمارك يحرر عقد فتح اعتماد مستندي ووضع كافة الشروط الخاصة بالأستيراد والتي تم الاتفاف عليها مسبقا مع المورد .+
-4- يتم ارسال المستندات كاملة للبنك شاملة الاقرارات المطلوبة وكذلك الفاتورة المبدئية المعتمدة لفتح الاعتماد حيث يقوم المورد باخطار الشركة بتلكس او فاكس بتاريخ وصول البضاعة و تاريخ شحن البضاعة . ويتم ارسال نسخة اصلية ثالثة من مستندات الشحن للشركة مباشرة لتقوم بالتخليص على البضاعة في حالة تأخر المستندات الأصلية عن طريق البنك
-5- بعد ورود المستندات يتم تظهيرها من قبل البنك وتسليمها للمخلص الجمركي المتعاقد مع الشركة ليقوم باتخاد اجراءات التخليص وقبل الافراج النهائي يقوم باخطار الادارة المالية بالرسوم الجمركية المستحقة للجمارك لاستخراج شيك بالرسوم الجمركية.
-6- يتم الافراج النهائي بعد سداد الرسوم الجمركية وانهاء اجراءات التخليص والتاكد من عدم وجود عيوب ونقل البضاعة بمعرفة المخلص الى مخازن الشركة.
* عقب ورود البضاعة الى الشركة يقوم المدير الفني ومدير الانتاج بفحص البضاعة والتاكد من صلاحيتها ثم يحرر امين المخزن اذن لاضافة البضاعة مع موافاة الادارة التجارية و المخازن بصورة من الفاتورة التجارية وقائمة المحتزيات لمراجعة الاصناف الموجودة على ما هو موجود بالفاتورة.
* في حالة وجود توالف يحرر محضر اثبات والمطالبة بالتعويضات وفقا لوثيقة التأمين .
* تقوم الادارة المالية بحفظ فاتورة التخليص مع اذن اضافة المخازن مع ايصالات مصاريف النولون والتحميل والتفريغ مرفقا بها كافة المستندات الخاصة بالرسالة ثم يتخد الاجراءات المحاسبية اللازمة بعد انتهاء الادارة المالية من قيد المستندات بحساب الاعتمادات المستندية و قفل الاعتمادات المستندي لأضافته للمخازن.
* يتم تحرير قائمة تكلفة اعتماد مستندي توضح بها التكلفة البنكية للاعتماد المستندي والتي تشمل قيمة المستندات الواردة على فاتورة الاعتماد والمصروفات البنكية والتخليص والجمارك حتى اضافة الاصناف الى المخازن .
* يحرر ….. نموذج16 … من اصل + صورة وتوزيع كالتالي . …. الاصل يودع في قسم الحسابات ….. والصورة ترسل الى قسم التكاليف
* تقوم ادارة التكاليف بتحديد متوسط تكلفة الوحدة من الصنف وتسجيلها في سجل المواد الواردة وبطاقة الصنف.
* في حالة نعدد الاصناف داخل الرسالة الواحدة فانه يتم توزيع مصروفات الاستيراد والشراء على الاصناف باستخدام الأسس المناسبة للتوزيع
دورة التخزين و الصرف والارتجاع . المخازن
-أ- دورة التخزين . اضافة المشتريات بالمخازن .
-1- عند وصول المشتريات للمخازن يتم تشكيل لجنة و ذلك لأستلام الاصناف الواردة وفحصها من النواحي الفنية والمواصفات ومطابقة فاتورة المورد مع أمر التوريد السابق اعداده – وتتكون اللجنة من
أمين المخزن …. والتي ستضاف الى عهدته.
عدد 2 عضو فني ….. لفحص الخام من ناحية المواصفات .
مندوب الامن …. لحصر العدد مع امين المخزن.
ثم تقوم اللجنة بتحرير محضر فحص وأستلام …. نموذج17 …. من اصل +صورة .
الاصل – يودع في قسم الحسابات. و الصورة تحفظ بأدارة المخازن.
-2- بناء على محضر الفحص والأستلام يقوم امين المخزن بأضافة الأصناف الى المخزن به بأصدار اذن أضافة – بتفصيلي البضاعة الواردة … نموذج18 ….. من أصل وصورتين.
الأصل يودع في قسم الحسابات … والصورة الأولى ترسل الى أدارة المخازن … والصورة الثانية تحفظ بالمخزن.
ثم يتولى أمين المخزن قيد الأضافة بكروت الصنف … نموذج19 …. وحفظ البضائع بالمكان المناسب لها بالمخازن .
-ب- دورة الصرف من المخازن .
-1- تقوم الادارة الطالبة بتحرير طلب صرف اصناف من المخزن بعد التوقيع عليه بالموافقة من مدير الادارة … نموذج20 . من اصل وصورة . ….. الاصل – يرسل الى ادارة المخازن … والصورة تحفظ لدى الادارة الطالبة.
-2- يقوم امين المخزن -في حالة وجود الاصناف المطلوب صرفها- بتحرير اذن صرف اصناف … نموذج21 . من اصل و صورتين.
الاصل – يرسل الى قسم الحسابات . ….. الصورة الاولى – ترسل الى ادارة المخازن لكي تحفظ بالدفتر بعد توقيع المستلم عليها. … الصورة الثانية – تحفظ لدى الادارة الطالبة.
-3- ثم يقوم امين المخزن باثبات الصرف بكارت الصنف الخاص بما تم صرفه … نموذج19 .
الدورة المستندية للمواد المرتجعة للموردين .
* عند وجود عيب بالبضاعة يظهر بعد استلامها و اضافتها للمخازن تقوم الادارة الطالبة بتشكيل لجنة لفحص البضاعة وتحديد كل من الكميات التي يتم رفضها وأسباب الرفص … ويحرر اذن ارتجاع أصناف لمورد … نموذج22 …. من أصل وصورتين ..
االاصل يسلم لادارة المخازن لاتخاج اللازم نحو استبعاد الكميات المرفوضة من المخازن.
الصورة الأولى — تسلم لقسم المالية للاتصال بالمورد وتحديد كيفية تسليمه المردودات.
الصورة الثانية – تحفض لدى لجنة الفحص المشكلة من الادارة الطالبة.
الدورة المستندية لأصناف هالكة وغير صالحة للاستخدام .
* وهي دورة ارتجاع الأصناف غير الصالحة للاستخدام من أصول و خلافه ويتم الاحتفاظ بها بمخزن الهالك -ان وجد- لحين التصرف فيها ويحرر اذن ارتجاع هالك … نموذج23 .. من أصل وصورتين.
الاصل – يسلم الى مخزن الهالك و المخلفات.
الصورة1 تسلم الى الادارة المالية …. الصورة2 – تحفظ بالجهة التي قامت بالارتجاع
دورة المبيعات .
تقوم ادارة المبيعات بتحرير .. طلب عميل . بناء على رغبات العميل وفيه يتم تحديد دقيق لكل صنف على حدة //
كمية – سعر الوحدة – مواصفات الصنف – مكان التسليم – طريقة السداد // ….نموذج24 .. من أصل وصورتين … موقعا عليه من العميل وكذلك من المعد لهذا النموذج ..
الأصل يسلم الى ادارة المخازن ..والصورة1 تسلم للعميل .. والصورة2 تحفظ بادارة البيعات .
* تقوم ادارة المبيعات بتحرير الفاتورة بناء على طلب العميل بالكميات المطلوبة .. نموذج25 .. من أصل و 4 صور .
الاصل – يسلم للعميل للسداد بموجبها والاستلام. … الصورة1 – ترسل الى ادارة الحسابات.
الصورة2 – ترسل الى المخزن الذي يقوم بتسليم الكميات المطلوبة.
الصورة3 – تحفظ بملف العميل … الصورة4 – تحفظ بدفتر الفواتير بادارة المبيعات.
09-27-2010, 11:22 PM
الدورة المستندية للمقبوضات والمبيعات والمدفوعات والأجور
