مقومات نظام الرقابة الداخلية الجيد

[نور]

مقومات نظام الرقابة الداخلية الجيد

مقومات نظام الرقابة الداخلية
 الخريطة التنظيمية (الخطة التنظيمية)

تعتبر الرقابة الداخلية من أهم العناصر التي يعتمد عليها المراجع عند قيامة بعملية المراجعة , حيث نجد أن المعيار الثاني من معايير العمل الميداني قد نص على ضرورتها لعملية المراجعة , فالخطوة الأولى لعمل المراجع هي دراسة نظم الرقابة الداخلية المطبقة فى الشركة المراد مراجعة حساباتها , وعلى ضوء هذة الدراسة يستطيع المراجع تحديد مدى فحصه واختباراتة, وكلما كانت نظم الرقابة الداخلية جيدة وذات كفاءة كلما قلل ذلك من الإجراءات والتفصيلات التي يقوم بها المراجع أثناء عملية المراجعة .
ويجب أن تصمم الإدارة وليس المراجع نظام الرقابة الداخلية الذى يوفر تأكيدا مناسبا وليس مطلقا على أن القوائم المالية قد تم إعدادها على نحو عادل , ويتم تصميم نظام الرقابة الداخلية بواسطة المنشاة بعد أن يتم اخذ كل من التكاليف والمنافع نظام الرقابة الداخلية فى الاعتبار, ويختلف نظام الرقابة الداخلية من منشاة إلى أخرى وذلك حسب طبيعتها وحجم نشاطها والبيئة المحيطة بها.
ويتوقف نجاح وفاعلية الرقابة الداخلية كنظام فى اى وحدة على مدى توافر مجموعة من الدعائم أو المقومات الضرورية والعناصر الهامة اللازمة لخلق نظام سليم وفعال للرقابة داخل المشروع .

وبـداية فإن أي قصور فى اى من هذة المقومات أو العناصر يؤثر بالسلب على أداء نظام الرقابة الداخلية وعلى تحقيق أهدافه , فكلما توفرت هذة المقومات والعناصر بالشكل السليم والفعال كلما ازدادت فاعلية دور الرقابة الداخلية فى تحقيق أهدافها داخل المشروع .

وسوف نتناول من خلال هذة الورقة احد هذة المقومات بشئ من التفصيل :



الخريطة تنظيمية (الخطة التنظيمية) :

تعتبر الخطة التنظيمية أساس عملية الرقابة , ذلك لان التنظيم الجيد يحدد المسئوليات المختلفة بدقة , ويفوض السلطة بالقدر اللازم للنهوض بالمسئولية , ويتم الحساب على أساس هذة المسئولية , وتختلف الخطة التنظيمية من مشروع لآخر إلا انه فى جميع الأحوال يجب أن تكون الخطة مرنة لمقابلة اى تطوير فى المستقبل كما يجب أن تكون بسيطة وواضحة حتى يتفهمها العاملين بالمشروع, أيضا يجب أن تحدد بوضوح خطوط السلطة والمسئولية للإدارات التي يتكون منها المشروع.
ومن احد العناصر العامة للخطة التنظيمية مقدرتها فى تحقيق الاستقلال الوظيفي بين الإدارات المختلفة, كإدارات الإنتاج التي تقوم بالمحافظة على أصول المشروع وأمواله وكإدارة المراجعة الداخلية والإدارات المحاسبية الأخرى , ويحتاج الاستقلال الوظيفي إلى تقييم المهام بحيث لا يقوم شخص واحد بمراقبة جميع نواحي النشاط الذى يشرف عليه بدون أن يحدث تدخل من شخص أخر ويجب أن تستخدم السجلات الموجودة بالقسم كأداة للرقابة على الأنشطة التي تعمل بداخلة على أن تكون هذة السجلات بعيدة عن متناول يد هذة الأنشطة,وبالرغم من وجود هذا الاستقلال الوظيفي إلا أن هذا لا يمنع الأقسام المختلفة أن تعمل مع بعضها البعض بتكامل وتناسق يُمكنها من تنفيذ مهامها بانتظام وبكفاية إنتاجية عالية , ولا يعنى الاستقلال إقامة الحواجز وإنما يقصد به منع اى إدارة من المحاسبة عن نتائج أعمالها تأييدا للفكرة القائلة " بالا يقوم شخص واحد بمراقبة جميع نواحي النشاط الذى يشرف عليه بدون تدخل شخص أخر ".
كما يجب أن يتمشى الاستقلال الوظيفي داخل الأقسام مع مستلزمات السياسة الإدارية وأيضا يجب أن يكون هناك تفويض دقيق للسلطات بحيث تتساوى مع المسئوليات , وينبغي أن يتم ذلك عن طريق الخرائط والكتيبات التنظيمية لضمان معرفة جميع المستويات داخل المشروع , كما يجب تجنب المسئوليات بينهما.
ويكمن التقسيم الوظيفي المناسب فى نظام الرقابة الداخلية الفعال فى فصل سلطة تنفيذ القرارات عن سلطة تقييمها , فكلما كانت الواجبات محددة بدقة والعلاقات بين المستويات المختلفة واضحة , كلما كان من السهل الحصول على نظام جيد للرقابة الداخلية فبالنسبة للأصول مثلا يجب فصل سلطة الإدارات التي يوكل إليها المحافظة على تلك الأصول عن سلطة الإدارات التي تقوم بمحاسبتها , بذلك يجب أن تمدنا الخطة التنظيمية بالوسائل التي تضمن دقة اتخاذ القرارات والتسجيل حتى يتيسر مراجعة دقة العمل واكتشاف الخطا والغش بسرعة .

ويعتبر وجود هيكل تنظيمي فى المشروع عاملا أساسيا لتحقيق الرقابة الداخلية بوجهيها ( الرقابة المحاسبية والرقابة الإدارية) , فوجود خطة تنظيمية سليمة توضح الإدارات الرئيسية وتحدد مسئوليات وسلطات هذة الإدارة بدقة تامة وتتوقف هذة الخريطة أو الخطة على نوع المشروع وحجمه ومدى انتشار أعماله فى مناطق جغرافية متباعدة , وتبدأ عملية التنظيم بتوصيف الأنشطة المختلفة ووضعها فى مجموعات متجانسة يعهد بها إلى إدارات أو أقسام يكون هناك مسئول عن كل منها ويسأل أمام مستوى إداري أعلى منه فى الخريطة التنظيمية , بمعنى أن كل فرد فى التنظيم ينبغي أن يكون له رئيس أو مسئول يشرف عليه ويتابع ويقيم أدائه بإستمرار ومن الطبيعي أن يتم ذلك من خلال خطة تنظيمية متكاملة يجب توافرها فى المشروع ,ويلاحظ أن التنظيم الكفء لا يقتصر على إعداد الخريطة التنظيمية الرئيسية للمشروع , وإنما يمتد إلى إعداد الخرائط التفصيلية لكل قسم أو إدارة تشتمل عليها الخريطة التنظيمية الرئيسية, ويجب حتى تعتبر هذه الخريطة متكاملة ونموذجية ومثالية أن تتوافر فيها الخصائص التالية :

1. البساطة :
بمعنى أن تكون الخريطة غير معقدة وبسيطة فى مجال توضيح كافة المستويات الإدارية اعتبارا من الإدارة العليا إلى الإدارة الوسطي إلى الإدارة التنفيذية بشكل مبسط .


2. الوضوح :
تعنى هذة الخاصية أن تكون الخطة التنظيمية واضحة بشكل يسهل فهمها , واستيعاب العلاقات المختلفة الراسية والأفقية بين المستويات الإدارية المختلفة, كما أن الوضوح من ناحية أخرى هو ضرورة بيان خطوط السلطة والمسئولية وتسلسلها , لان ذلك يساعد كثيرا على تحقيق رقابة داخلية فعالة وحيث يمكن حينئذ تحديد :

 الانحرافات .
 المسئول عنها من العاملين .
 المستوى الادارى الذى وقعت فيه .
 إمكانية علاجها .

وبالتالي فإن عملية معالجة هذة الانحرافات أو المحاسبة عنها ممكنة ومحددة وميسرة فى نفس الوقت .
وليس معنى وضوح الخطة التنظيمية وما تتضمنة من مستويات إدارية مختلفة أن تكون مفهومه بالنسبة لعملية الرقابة الداخلية فقط , فمن الأولى أن تكون واضحة ومفهومه بالنسبة لجميع الأفراد والعاملين على مختلف المستويات الإدارية فى المشروع , حتى يتسنى لكل فرد أن يكون على علم بما له من سلطات أو حقوق وما عليه من مسئوليات أو واجبات , مما ييسر عملية الرقابة وتحقيق الأهداف العامة للمشروع .
3. لوائح منظمة ( دليل عمل ) :

من الأمور الهامة بالنسبة للخطة التنظيمية وحتى تتوافر فيها البساطة والوضوح يلزم أن يرفق بها مجموعة من اللوائح والقوانين المنظمة لمختلف الأعمال والأنشطة داخل المشروع , ويمكن وضع هذة اللوائح والقوانين فى صورة دليل تنظيمي مطبوع تصدره الإدارة حتى يكون مرجعا ومرشدا للجميع ويحدد به كافة الأعمال والمسئوليات لكل مستوى إداري .
ولاشك أن هذة اللوائح يجب أن تتضمن كافة المسئوليات والسلطات بالنسبة لكل فرد فى التنظيم, على اعتبار أنها بمثابة دليل عمل للجميع ومرشد تنفيذ البرامج وبالنسبة للمراجع الخارجي فان هذا الدليل يعتبر مهم فى تقييم نظام الرقابة الداخلية
4. المرونة :

من الأمور الهامة والمطلوب توافرها فى الخريطة التنظيمية للمشروع حتى تكون مفيدة وفعالة فى مجال الرقابة ,ضرورة أن تتميز هذة الخريطة بالمرونة .
وتعنى المرونة القابلية للتغيير والتعديل تحت الظروف الغير عادية خلال حياة المشروع , فقد يحدث أن يتعرض المشروع لبعض المتغيرات التي يترتب عليها ضرورة إعادة النظر فى الهيكل التنظيمي للمشروع وفى شكل الخريطة التنظيمية .

ومن الإحداث التي يترتب عليها إجراء تعديلات معينة أو تغييرات فى الخريطة التنظيمية ما يلى :
_ حدوث توسعات فى أنشطة المشروع .
_ إجراء بعض التعديلات للاختصاصات بين الإدارات المختلفة .
_ إعادة النظر فى ترتيب وتنظيم خطوط السلطة والمسئولية داخل المشروع .
_ إعادة النظر فى خطوط الاتصال داخل المستويات الإدارية فى المشروع راسيا وأفقيا .
ومن ذلك يتبين أن المرونة تعنى أن تقبل الخريطة التنظيمية مثل الحالات السابقة والتي قد تستجد على المشروع , دون الإخلال بهيكل التنظيم الادارى فى المشروع .

5. الملاءمة :
تعنى خاصية الملاءمة بالنسبة للخريطة التنظيمية أن تكون هذة الخريطة متفقة وملاءمة لكل من : -
أ . الشكل القانوني للمشروع أو المنظمة فقد يكون الشكل :

_ منشاة فردية .
_ شركة أشخاص .
_ شركة مساهمة .
_ مصرف .
_ شركة فى القطاع الحكومي وغيرها .


ب . طبيعة النشاط الذى يمارسة المشروع :

مما لاشك فيه أن متطلبات الخريطة التنظيمية قد تختلف من مشروع تجارى إلى مشروع صناعي أو خدمي وذلك من حيث طبيعة المستويات الإدارية وتسلسل خطوط السلطة وطبيعة الوظائف وعدد العاملين إلى غير ذلك .

ج . حجم المشروع نفسه :

أن الخريطة أو الخطة التي تصمم لمشروع صغير لاتلائم المشروع المتوسط أو المشروع الكبير من حيث عدد المستويات وتسلسل السلطات ودرجة مركزية الإدارة العليا ومدى انفصال الملكية عن الإدارة وغيرها .


6. التكلفة الاقتصادية :

من الأمور المطلوبة والمرغوبة فى اى مشروع ونحن بصدد تصميم خريطة تنظيمية ضرورة مراعاة عنصر التكاليف , بحيث يراعى المغالاة فى تصميم هذه الخريطة أو الخطة بأن تكون مكلفة بشكل غير طبيعي للمشروع وتعنى التكلفة الاقتصادية فى هذا المجال أن تكون الفوائد أو المنافع التي تعود على المشروع من تصميم خريطة تنظيمية تفوق كثيرا تكاليف إعدادها .
وخلاصة ما سبق أن ربط الأهداف بعد برمجتها بالهيكل التنظيمي من خلال خريطة تنظيمية أو خطة فى المشروع يساعد كثيرا فى تحقيق عملية الرقابة الداخلية من خلال :

تقييم الأداء وتحديد مدى تحقيق الأهداف


تحديد انحرافات الأداء الفعلي عن الأداء المخطط


تحديد المسئول عن هذة الانحرافات


وبصفة عامه نستطيع القول أن وجود خطة تنظيمية سليمة للمنشاة توضح الهيكل التنظيمي للمشروع المستويات الإدارية المختلفة وتحدد مسئوليات وسلطات هذة المستويات الإدارية بدقة تامة وتتوقف هذة الخطة على نوع المشروع أو المنشاة وحجمة ومدى انتشار أعمالة فى مناطق جغرافية متباعدة والمهم هنا هو استقلال الإدارات التي يعهد إليها بالمحافظة على الأصول عن الإدارات التي يعهد إليها بالمحاسبة عنها وذلك حتى تتحقق رقابة القسم على القسم الأخر .

وبالتالي يجب أن تتوافر فالخريطة التنظيمية الخصائص السابقة :
( البساطة / الوضوح / المرونة /اللوائح المنظمة/ الملاءمة /الاقتصادية ) ومع

التخطيط السليم لأهداف المشروع يساعد ذلك كثيرا على :

1. تقسيم العمل وتحديد الاختصاصات والمسئوليات الوظيفية وتحديد السلطات المختلفة بما يساعد على حسن أداء العمل وانتظامه .
2.ربط الاختصاصات والمسئوليات بالأهداف والسياسات العامه المراد تحقيقها.
3. توفر الاستقلال التنظيمي للإدارات والأقسام بشكل واضح بما يساعد على تحديد المسئولين عن اى أخطاء أو مخالفات قد تحدث .
4. وضع إجراءات واضحة ودقيقة لنشاط الرقابة وعملها فى شكل خطة محددة مع إيجاد علاقة بين هذة الإجراءات وبرامج المشروع وانشطتة .
5. زيادة الكفاءة العمليات وتشجيع جميع الإدارات والأقسام بالالتزام بالسياسات الموضوعة .

وبالنسبة للمراجع الخارجي فانه يقوم بفحص عناصر مختلفة للرقابة الداخلية أهمها الخطة التنظيمية , فإذا كانت الأقسام مستقلة تنظيميا , فان هذة الحقيقة تساهم كثيرا فى تحقيق الرقابة الداخلية , وسيحدد المراجع الخارجي من خلال إجراءات المراجعة ما إذا كانت الأقسام مستقلة فعلا فى أدائها , وما إذا كان هناك فصل مناسب للوظائف , ولتحديد درجة الاعتماد على سياسات وإجراءات المنشاة المختلفة يقوم المراجع الخارجي باختبار مدى ملائمة السياسات والمعلومات المكتوبة التي يحصل عليها .
وتكون تلك المراجعة هامه وبصفة خاصة فى الحالات التي يكون للمشروع فيها عمليات ذات انتشار مكاني واسع , ومع ذلك فأنة كأساس لتوسيع أو تحديد إجراءاته ينبغي على المراجع الخارجي أن يحدد فعالية جميع السياسات والإجراءات المنفذة سواء كانت مكتوبة أم غير مكتوبة .


ثانيا : عناصر بشرية ملاءمة : _

اختيار الموظفين بعناية ووضعهم فى المناصب التي يمكنهم تحمل مسئولياتها .. وهذا الأمر يستدعى الأخذ فى الاعتبار ما يلى :_

1. اختيار الموظفين على أساس تحليل الوظائف وتقدير المؤهلات اللازمة لها :

تم اختبار المتقدمين للوظيفة لاختيارهم استعدادا وتأهيلا لشغلها ويجب أن يشمل
الاختيار فحص سيرة الموظف وسمعتة الشخصية ويذكر أن بعض الشركات تؤمن
على أخطار خيانة الأمانة حيث تقوم شركات التأمين بدراسة ملفات الموظفين .



2. تدريب الموظفين :

ينبغي أن يتم هذا التدريب وفقا لسياسة مرسومة وألا يترك لكي يكتسب الموظف من رؤسائه أثناء العمل كأن يتم إلزام الموظفين الجدد الذين يعملون فى الصباح بحضور محاضرات تدريبية فى المساء .

3. مراجعة أعمال الموظفين :

وذلك لملاحظة أوجه النقص أو الضعف فيها ولتصحيح الأوضاع فورا ..

وتعد النقاط السابقة الذكر هي المميزات الأساسية للنظام السليم للرقابة الداخلية ومن الواضح أنها لايمكن أن تتوافر ألا فى المنشات الكبيرة التي تملك الإمكانيات المادية والتي يوجد لديها عدد كبير من الموظفين يسهل معه تقسيم العمل بالشكل المطلوب أما المنشات الصغيرة ذات الإمكانيات المحدودة فلا يعتبر نظام الرقابة الداخلية فيها مستكملا لأركانه ومع ذلك فان الإشراف الشخصي من أصحاب المنشاة والمديرين والمسئولين مقترنا باستخدام الآلات الحديثة فى العمليات بقدر الأمكان يساعد فى جعل نظام الرقابة مقبولا لدى المراجع بشرط عدم وجود ما يثير الشك فى اى ناحية من النواحي ..


ثالثا : نظام محاسبي متكامل :

يعتبر النظام المحاسبي الجيد من المتطلبات اللازمة لإمداد الإدارة والإطراف فى خارج المشروع بصفة عامة , بالبيانات والمعلومات المطلوبة لتحليل الأعمال واتخاذ القرارات باعتباره نظاما للمعلومات .

ولقد كان النظام المحاسبي فى الماضي مجرد أداة لبيان طبيعة العمليات ذات الطابع المالى التي يمارسها المشروع وتسجيل هذة العمليات دفتريا وفقا للقواعد المحاسبية المتعارف عليها , ولكن أصبح ينظر إليه :

فى الحاضر والمستقبل إلى جانب كونه أداة للتسجيل الدفتري للعمليات على انه نظام لإنتاج المعلومات المحاسبية اللازمة ويوفر الأساس المطلوب لاتخاذ القرارات ويساعد فى إعداد تقارير متابعة دورية , تساعد بدورها على تحقيق رقابة فعالة .

ويزداد الدور الذى يمكن أن يؤديه النظام المحاسبي فى مجال الرقابة الداخلية كأحد مقوماتها إذا ما توافرت له الخصائص والمقومات التالية :

1. توافر معايير البساطة والمنفعة :

أ. معيار البساطة :

ينبغي أن تكون البساطة هي السمة الرئيسية للنظام المحاسبي فى المشروع بحيث لا يتضمن سجلات أو دفاتر ليس لها أهداف محددة .
وينبغي عند تصميم المستندات مراعاة البساطة والوضوح وان يراعى فيها أسس الرقابة الداخلية من توضيح للتاريخ والتوقيعات والأرقام المسلسلة وعدد النسخ وغيرها ..

ب. معيار المنفعة :

يجب أن ترتبط البيانات المالية التي يقدمها النظام المحاسبي بأهداف محددة ومطلوبة , ويكون هناك دليل على فائدتها فى مجال تحديد المسئولية ومتطلبات الإدارة .

2. توضيح نتائج الأعمال والأنشطة :

حيث يتعين أن تعد الحسابات والقوائم المحاسبية بشكل يوضح النتائج المالية والاقتصادية للأعمال والأنشطة التي تم إنجازها توضيحا كاملا .

3. وضع دليل محاسبي موحد :

ليس هناك نمط محاسبي وحيد يمكن أن يفي باحتياجات جميع الإغراض لمختلف المشروعات , فلاشك أن احتياجات المشروعات تختلف من مشروع إلى أخر لذلك يجب أن يتضمن اى دليل العناصر التالية :

الإجراءات التنظيمية للإدارة المالية بكافة عناصرها .


طريقة إعداد الموازنات والحسابات والسجلات .


طريقة إعداد التقارير وعملية التقييم النهائية للنتائج


مفاهيم وأسس الرقابة الداخلية لعناصر الأصول والخصوم .




مما لاشك فيه أن وجود دليل محاسبي بهذه الصورة , يمكن استخدامه كمرشد للعاملين فى المجال المالى من ناحية , وفى مجال الرقابة الداخلية والخارجية من ناحية أخرى , كما يوفر الأساس للمراجعة والتقييم الدوري للعمليات المحاسبية .

رابعا : الضبط الداخلي :

ترجع أهمية الضبط الداخلي إلى احتمال تغير الرقابة الداخلية عبر الزمن ما لم توجد آلية للمراجعة المستمرة , بحيث ينسى الأفراد عادة أو لا يتبعون الإجراءات عمدا , أو يصابون بعدم الاكتراث ما لم يقم شخص ما بالمتابعة وتقييم أدائهم , بالإضافة إلى ذلك يوجد احتمال لوقوع الغش أو التحريفات غير المتعمدة , بغض النظر عن جودة الرقابة .

ويمثل الضبط الداخلي كأحد مقومات نظام الرقابة الداخلية مجموعة من الإجراءات والترتيبات الخاصة التي يتم وضعها بغرض منع واكتشاف الأخطاء أو التحريفات والغش من ناحية, والتطوير المستمر فى أداء العمل من ناحية أخرى وهذة الترتيبات والإجراءات هي ما يمكن أن يطلق عليه (( قواعد وأسس الضبط الداخلي )) .

 قواعد وأسس الضبط الداخلي :

1. التامين على الأصول :
حيث يتم وضع مجموعة من الإجراءات الخاصة بالتامين على الأصول التي طبيعتها خاصة كقابلية تعرضها للسرقة أو الاختلاس أو التلف أو الضياع مثل النقدية والمخزون .

2. استخدام أسلوب الرقابة الحدية والرقابة المزدوجة :

وتتمثل الرقابة الحدية فى وضع حدود لتدرج السلطة فى مجال التصريح بعملية معينة وتزداد هذة السلطة مع الصعود من المستويات الإدارية الدنيا إلى المستويات الإدارية العليا .

أما الرقابة المزدوجة فتعتمد على اشتراك أكثر من شخص لإنجاز عملية معينة مثل أهمية وجود توقيعين للصكوك .

3. نظام التفتيش :

فى بعض المشروعات يتم إنشاء قسم خاص بالتفتيش للتأكد من :
_ حسن سير العمل .
_عدم مخالفة الأنظمة والإجراءات .
_ الالتزام بقواعد الرقابة الداخلية المعمول بها .





4. تحديد الاختصاصات :

تحدد الاختصاصات فى مختلف المستويات الإدارية فى المشروع بالنسبة لكل مستوى على حدة وبالنسبة لكل فرد داخل هذه المستويات , وبشكل يؤدى إلى تكامل الجهود المبذولة وعدم تضاربها, كما يجب مراعاة استقلال شخص واحد بأداء عملية معينة بأكملها وذلك بتقسيم العملية إلى عدد من الخطوات الجزئية التي يوكل لكل موظف واحد منها لتنفيذها وفى إخضاع عمل موظف لرقابة موظف أخر , مما يساعد على تحديد المسئولية عن اى خطا يحدث .

5. وضع الإجراءات :

وضع الإجراءات التفصيلية التي تحدد الخطوات التنفيذية اللازمة لأداء كل عملية من العمليات المختلفة التي يقوم بها المشروع , ولاشك أن حجم المشروع وطبيعة النشاط وعدد العاملين فى المشروع والتنظيم الادارى فيه كلها عوامل تؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على طبيعة هذه الإجراءات وعددها ومدى تعقيدها , ويشترط لنجاح الإجراءات فى مجال الرقابة توافر النواحي التالية :

_ إدراك وفهم العاملين لهذه الإجراءات .

_ مراعاة إن تكون مرنة تقبل التعديل أو التغيير تحت اى ظروف .

_ تقييم مدى فاعليتها فى مجال تحقيق الرقابة الداخلية بصفة مستمرة .

_ يجب مراجعة مدى فاعليتها وفائدتها بشكل دوري .

[نور]

اقدم لكم بحث منشور علي احدي المواقع ، اود ان يستفيد به الاخوة الاعضاء

ماهية الرقابة الداخلية

تعريف الرقابة الداخلية

تتضمن الرقابة الداخلية عدة تعاريف منها:
1- نظام الرقابة الداخلية هو تخطيط التنظيم الإداري للمشروع وما يرتبط به من وسائل أو مقاييس تستخدم داخل المشروع للمحافظة على الأصول, اختيار دقة البيانات المحاسبية ومدى الاعتماد عليها وتنمية الكفاية الإنتاجية وتشجيع السير لسياسات الإدارية في طريقها المرسوم( )
2- عرفتها الجامعية الأمريكية للمحاسبين بأنها الإجراءات والطرق المستخدمة في المشروع من أجل
الحفاظ على النقدية والأصول الأخرى بجانب التأكد من الدقة الكتابية لعملية إمساك الدفاتر م( )
3- تعريف منظمة المحاسبين والمحاسبين المعتمدين oecca أنها مجموعة من الضمانات التي تساعد على التحكم في المؤسسة من أجل تحقيق الهدف المتعلق , بضمان الحماية الإبقاء على الأصول ونوعية المعلومات وتطبيق تعليمات المديرية وتحسين النجاعة,ويبرز ذلك بالتنظيم وتطبيق طرق وإجراءات نشاطات المؤسسة من أجل الإبقاء على دوام العناصر السابقة( )

نظام الرقابة الداخلية

يتضمن هذا الفرع عدة وسائل منها : الخطة التنظيمية, الطرق والإجراءات, المقاييس المختلفة.
1- الخطة التنظيمية:
أجمعت التعاريف السابقة على ضرورة وجود خطة تنظيمية تستجيب في جميع الأحوال إلى القرارات التي تتخذ, محاولة توجيهها بما يخدم مصلحة وأهداف المؤسسة. إذ تبنى هذه الخطة على ضوء تحديد هذه الأهداف, وعلى الاستقلال التنظيمي يتطلب الانفصال بين الوظائف إلا أن عمل جميع المديريات يجب أن ينسق بحيث يؤدي إلى تدفق منتظم للمعلومات ولقد حددت عناصر أساسية للخطة التنظيمية وهي:
- تحديد الأهداف الدائمة للمؤسسة.
- تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة ومختف أجزائه مع إبراز العلاقة التسلسلية والمهنية بين مختلف الأنشطة.
- تحديد المسؤوليات بالنسبة إلى كل نشاط.
- تعيين حدود ورحابة المسؤوليات بالنسبة إلى كل شخص.

2- الطرق والإجراءات:
تعتبر الطرق والإجراءات من بين أهم الوسائل التي تعمل على تحقيق الأهداف الموجودة في نظام الرقابة الداخلية، فبإحكام وفهم وتطبيق هاتين الوسيلتين يساعد على حماية الأصول, العمل بكفاءة والالتزام بالسياسات الإدارية المرسومة إذ تتمثل هذه الطرق في طريقة الاستغلال, الإنتاج والتسويق, تأدية الخدمات وكل ما يخص إدارة المؤسسة بالإضافة إلى الطرق المستعملة في المديريات المختلفة الأخرى سواء من ناحية تنفيذ الأعمال أو طريقة استعمال الوثائق. كما قد تعمل المؤسسة على سن إجراءات من شأنها أن توضح بعض النقاط الغامضة أو تغيير إجراء معين بغية تحسين أداء المؤسسة وتمكين نظام الرقابة الداخلية من تحقيق هدفها المرسوم.
3- المقاييس المختلفة:
تستعمل هذه المقاييس في المؤسسة لتمكين نظام الرقابة الداخلية من تحقيق أهدافه المرسومة في ظل إدارة تعمل على إنجاحه من خلال قياس العناصر التالية:
- درجة مصداقية المعلومات
- مقدار النوعية الحاصل من العمليات الفعلية
- احترام الوقت المخصص سواء لتحقيق مراحل الرقابة أو لعودة المعلومات المطابقة
وفي الأخير نشير إلى أن نظام الرقابة الداخلية يشمل على صنفين من الرقابة: ( )
أ - الرقابة الإدارية: وهي تشتمل على خطة التنظيم والوسائل والإجراءات المختصة بصفة أساسية لتحقيق اكبر كفاءة إنتاجية ممكنة وضمان تحقيق السياسات الإدارية. إذ تشتمل هذه الرقابة على كل ما هو إداري. سواء كانت برامج تدريب العاملين, طرق التحليل الإحصائي ودراسة حركة المؤسسة عبر مختلف الأزمنة تقارير الأداء على الجودة والى غير كذلك من أشكال الرقابة.
ب- الرقابة المحاسبية:هي كافة الإجراءات الهادفة إلى تحقيق اختيار دقة البيانات المثبتة بالدفاتر والحسابات ودرجة الاعتماد عليها والوقوف على سلامة المعالجة المحاسبية من جهة ومن جهة أخرى العمل على حماية أصول المؤسسة.

خصائص الرقابة الداخلية:

إن هذه الخصائص هي الأساسية التي تساعد المراجع على تقييم الرقابة الداخلية بحيث يستطيع أن يحكم على سلامتها وبالتالي يتخذ قراره بتوسيع أو تضييق نطاق اختياراته وغياب أي من هذه الخصائص تضع المراجع في موضع شك من ناحية التنظيم الداخلي للمشروع وبالتالي يحتاج إلى البحث علىأدلة إثبات إضافية والخصائص الأساسية نحددها في النقاط التالية:
1- خطة تنظيمية تكمل حسن سير العمل وانتظامه وذلك بتقسيم العمل وتحديد الاختصاصات والمسؤوليات الوظيفية.
2- أن يتم مباشرة تحديد الاختصاصات والمسؤوليات في وضوح تام للقضاء على تداخل الاختصاص وتضاربه.
3- وجود إجراءات تسجيلية مناسبة تتيح رقابة محاسبية فعالة الأصول والالتزامات وعلى الدخل والمصروفات.
4- وجود هيئة من العاملين على مستوى عال من الكفاءة.
وكل هذه الخصائص تؤدى إلى فعالية نظام الرقابة الداخلية.
أسباب الاهتمام بنظام الرقابة الداخلية:
إن ظهور إدارة علمية حديثة بمفاهيمها وأساليبها المتطورة في المؤسسات الاقتصادية أدى إلى زيادة الاهتمام بالنظام الرقابي من بين هذه الأسباب نجد ما يلي:
- كبر حجم المؤسسات وانفصال الملكية عن الإدارة مما أدى إلى صعوبة الإطلاع على المؤسسة بالطرق الرقابية الحديثة.
- تحول عملية المراجعة من مراجعة تفصيلية إلى مراجعة اختيارية على أساس العينات, الأمر الذي أدى إلى وجود نظام رقابي فعال, يحدد المراجع على ضوءه العينة التي يتولى فحصها.
- حاجة المؤسسة إلى تحقيق أقصى كفاءة ممكنة عن طريق نظام رقابي يضمن إنجاز خطط موضوعة مسبقا وفق المتاحات لديها.
- حاجة الأطراف الخارجية للمعلومات الدقيقة عن المؤسسة خاصة الدولة, وهذا لاتخاذ القرارات المناسبة بشأن الضرائب, وأهداف التخطيط على المستوى الوطني.
- الازدياد الهائل في كمية البيانات والمعلومات المحاسبية بشكل أوجب توافر ضوابط تضمن جودة هذه البيانات.

أهداف الرقابة الداخلية

هناك عدة أهداف لنظام الرقابة الداخلية منها:
1- التحكم في المؤسسة: يعتبر التحكم في أهداف المؤسسة التي تسعى لتحقيقيها من أهم أهداف مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين, ويحدث هذا عن طريق التنفيذ الصارم والدقيق لمختلف التعليمات وعليه فإن تصميم وتطبيق نظام رقابي هو من مسؤولية الإدارة والمسيرين.
2- حماية أصول المشروع: ويقصد بها حماية المؤسسة لأصولها وسجلاتها حماية فعلية ونجد في هذا المجال حمايتين الأولى مادية ويقصد بها حماية الأصول من الأخطار التي يمكن أن تتعرض له من جراء العوامل الخارجية من سرقة أو تلف إذا لم تحفظ في مخازن مهيأة خصيصا لذلك أما الحماية الثانية فهي محاسبية ويقصد بها ارتباط التسجيلات بالحركات الفعلية للأصول وتتضمن جميع تحركاتها حتى يمكن متابعتها بدقة مثل استلام المواد وإدخالها إلى المخزن وعملية الاستثمار وغيرها من الحالات.
3- ضمان الدقة وجودة المعلومات: ( )ويعتبر أهم الأهداف على الإطلاق, بحيث يوفر سواء للمؤسسة أو لغيرها المعلومات الصحيحة والدقيقة عن المؤسسة، وبالتالي اتخاذ قرارات تكون صائبة في معظمها، وبالتالي فوجود أي ثغرات في هذا النظام قد يؤثر سلبا على المؤسسة وعلى المتعاملين معها كذلك وهذا يؤدى إلى عدم دقة وصحة المعلومات المقدمة وبالتالي رهن مستقبل المؤسسة.
ضمان تطبيق المعلومات:
وهذا بغرض التأكد من جميع التعليمات المكتوبة وغير المكتوبة قد تم تنفيذها كما يجب، وعليه فقبل إصدار هذه التعليمات يجب التأكد من أن التعليمة ذات هدف واضح ومناسبة وبسيطة وموجهة لمسؤولين وأشخاص محددين، بعد ذلك يتم التأكد من أن التنفيذ قد تم بكل صرامة.
4- تحسين ورفع الأداء:وهذا ما نلاحظه من خلال التعاريف السابقة من حيث نجد أنها ركزت على عنصر رفع الكفاءة الإنتاجية للمؤسسة التي هي قدرة المؤسسة في الوصول إلى الهدف الذي حددته سابقا في إطار وظيفة معينة، أما عنصر الفعالية فهو أقل تركيز والذي يقصد به تحقيق المؤسسة لجزء من أهدافها بأقل التكاليف مع المحافظة على نفس الجودة والنوعية، هذه الأهداف يمكن تحقيقها في ظل وجود نظام معلوماتي ذا جودة عالية من الكم والكيف.
يستعمل نظام الرقابة الداخلية وسائل متعددة

[نور]

نظام الرقابة الداخلية وإجراءات التقييم

إجراءات تنظيمية وإدارية

وتشمل ما يلي:
1- تحديد اختصاصات الإدارة والأقسام
2- توزيع الواجبات بين الموظفين حتى لا ينفرد شخص بعملية من البداية إلى النهاية.
3- توزيع الواجبات بين الموظفين ليساعد على تحديد تبعية الخطأ.
4- توزيع الواجبات بين الإدارة والموظفين بحيث يتم فصل الوظائف التالية:
- وظيفة التصريح بالعمليات والموافقة.
- وظيفة الاحتفاظ بعهدة الأصول.
- وظيفة القيد والمحاسبة
5- تنظيم موظفي الأقسام بحيث يكون موظفو كل قسم في غرفة واحدة.
6- إيجاد روتين معين يتضمن خطوات كل عملية بالتفصيل.
7- منح تعليمات بأن يوقع كل موظف على المستندات لما قام به من عمل كإثبات.
8- استخراج المستندات الأصل وعدة نسخ منطبق الأصل وتوزيعها على الأقسام المعينة.
9- محاولة إجراء تنقلات بين الموظفين من حين لآخر.
10-ضرورة قيام كل موظف بإجازته السنوية دفعة واحدة.

إجراءات محاسبية

تتمثل هذه الإجراءات في: ( )
1-إصدار تعليمات بإثبات العمليات بالدفاتر فور حدوثها لتقليل من الغش والاحتيال.
2- إصدار تعليمات بعدم إثبات أي مستند ما لم يكن معتمدا من الموظفين المسؤولين.
3- استعمال الآلات الحسابية لسرعة ودقة المعلومات.
4- استخدام وسائل التوازن الحاسبي الدوري مثل المراجعة وحسابات المراقبة.
5- إجراء مطابقات دورية بين الكشوف الواردة من الخارج وبين الأرصدة والكشوف والسجلات الواردة من الداخل.
6- القيام بجرد مفاجئ دوريا للنقدية والبضاعة ومطابقة ذلك للأرصدة الدفترية.
7- عدم السماح لموظف مراقبة عمله.

إجراءات عامة

1- التأمين على ممتلكات المؤسسة من كل الأخطار. ( )
2- إدخال الإعلام الآلي للمؤسسة لأنه يعمل على:
- تحديد عدد العمليات
- السرعة في معالجة البيانات
- تخفيض نسبة الخطأ في المعالجة
- إمكانية الرجوع أو معالجة المعطيات بسرعة
وهناك إجراءات أخرى تتمثل في:
3- وضع نظام لمراقبة البريد الوارد والصادر
4- استخدام وسيلة الرقابة الحدية.
5- استخدام وسائل الرقابة المزدوجة مثل توقيع الشيكات

[نور]

مقومات وطرق فحص النظام

العوامل المساعدة على تطور نظام الرقابة الداخلية

تشتمل على ما يلي ).
1- الأصناف العديدة للمؤسسات:عرفت المؤسسة أصنافا عدة وتقسيمات سواء من ناحية طبيعة نشاطها(تجارية، فلاحية،صناعية، خدماتية) أو من ناحية طبيعتها القانونية (خاصة، عمومية، شخصية، معنوية) أو من ناحية حجمها (صغيرة، متوسطة، كبيرة) إن هذه الأشكال كانت نتيجة لتنوع النشاطات والقطاعات التي يزداد فيه عمل الهيئة المسيرة لها.
2- تعدد العمليات:المؤسسة تقوم بعدة وظائف من حيث أنها تستثمر، تشتري، تحول، تنتج وتبيع. وداخل كل وظيفة من هذه الوظائف تقوم المؤسسة بعدة عمليات تتفاوت من مؤسسة إلى أخرى. وفي إطار هذه الوظائف يجب على الهيئة المشرفة على كل وظيفة أن تتقيد بما هو موضوع في الخطة الخاصة بها والتي هي مثبتة في الخطة التنظيمية الإجمالية للمؤسسة.
3- توزيع السلطات والمسؤوليات: إن التوزيع الجغرافي للمؤسسات سواء على التراب الوطني أو التوسع الذي تعرفه الشركات المتعددة الجنسيات يدعو إلى ضرورة توزيع السلطات والمسؤوليات على المديريات الفرعية بما يسمح بتنفيذ كل الأعمال واتخاذ القرارات في المكان والوقت المناسبين، على أن تكون هذه المديريات الفرعية أو الوحدات المتواجدة في المناطق الأخرى مسؤولة أمام المديرية العامة والتي هي بدورها مقيمة من طرف مجلس الإدارة وذلك على أساس ما سطر في الخطة التنظيمية.
4- الحاجة الدائمة للمعلومات:إن الحاجة المستمرة للمعلومات ناتج على الاستعمال لها، كون أن هذه الخيرة قاعدة تبنى عليها قرارات قد تؤثر على وضعية المؤسسة خاصة ما يتعلق منها بنسقها الذي يخص حاجيات المؤسسة التي تريد أن تطمئن على صحة المعلومات المقدمة لها بغية اتخاذ القرارات باستعمال وسائل نظام الرقابة الداخلية التي تتيح معلومات تلقى القبول من طرف مستعمليها.
5- حماية أصول المؤسسة ) تعمل المؤسسة على حماية أصولها بشكل فعال من خلال إنشاء حماية مادية ومحاسبية فالأولى تتجلى في المحافظة على الأصول من العوامل الجوية.
والثانية تتجلى في حماية الأصول محاسبيا من خلال تسجيل كل التحركات التي تمس عنصر من عناصر الأصول ( الاستثمارات، المخزونات، الحقوق) تسجيلا آنيا يتقيد بالنصوص المحاسبية ويستجيب لشكل نظام الرقابة الداخلية. بحيث يعتبر هذا العنصر من أهم الأهداف التي تسعى المؤسسة إلى تحقيقها من خلال نظام سليم لنظام الرقابة الداخلية بحيث يسمو إلى منع الأخطاء والغش أو تقليل ارتكابها.

مقومات نظام الرقابة الداخلية
إن وجود نظام قوي للرقابة الداخلية يعبر عن الوضعية الحقيقية للمؤسسة من جهة وتمكن المؤسسة من تحقيق أهدافها المرسومة في الخطة العامة لها من جهة أخرى. فمقومات نظام الرقابة الداخلية كأعمدة داخل المبنى تعكس قوة وفعالية هذا المبنى والعكس صحيح وسوف نتطرق إلى مقومات هذا النظام التي الممثلة في:
1- الخطة التنظيمية )يبين الهيكل التنظيمي توزيع السلطات والمسؤوليات على الوظائف بالمستويات الإدارية المختلفة كما تبين وسائل الاتصال الرسمي بينهم ومستويات الإشراف عليهم ومن خلال الهيكل التنظيمي يتم تحديد المسؤوليات والواجبات الخاصة بكل وظيفة منها بحيث تتناسب مع مقدرة الفرد الواحد، ويتوقف الهيكل التنظيمي من حيث التصميم على نوع المشروع وحجمه ولابد أن تراعي فيه البساطة والمرونة القادمة أي تطورات مستقبلية.

2- نظام محاسبي سليم )
1- مبادئ وأسس وقواعد محاسبية تحكم المعالجة المحاسبية للعمليات المنشأة.
2- مجموعة مستندية، وتشمل المستندات الأصلية التي تحتوي على بيانات المنشأة وغيرها.
3- مجموعة دفترية تتضمن دفاتر اليومية والأستاذ.
4- الدليل المحاسبي: يتضمن قائمة بأسماء الحسابات الإجمالية الفرعية.
5- القوائم المالية والتقارير الأخرى وتشمل قائمة نتيجة الأعمال وقائمة المركز المالي والتقارير.
6- يقسم العمل المحاسبي بين الموظفين وذلك لكي يدقق كل موظف عمل الموظف الذي سبقه تجنبا للأخطاء والتزوير.
3- اختيار الموظفين الأكفاء:إن عامل الكفء يلعب دورا مهما في إنجاز وتحقيق مبتغيات المؤسسة. لذلك يعتبر العامل أحد المقومات الأساسية الذي يركز عليه نظام الرقابة الداخلية الفعال ويراعي في الاختيار مايلي:
1- شهادات في ميدان العمل
2- خبرة تمكنه من التحكم في وظيفته
3- الالتزام بالسياسات المرسومة
4- احترام نظام التدريب

طرق فحص وتقييم أنظمة الرقابة الداخلية

هناك عدة طرق يستخدمها المراقب لتقييم الرقابة تتمثل في: ( )
1- الاستبيان: هو عبارة عن قائمة من الأسئلة والاستفسارات توجه إلى موظفي المشروع للإجابة عليها وإعادتها للمدقق للتأكد منها عن طريق الاختبارات العينية للحكم على قوة النظام ولهذه الطريقة مزايا وعيوب فالأولى تتضمن ما يلي:
أ ـ سهولة التطبيق
ب- مرونة الأسئلة
ج - توفير الوقت


أما العيوب متمثلة:
أ- عدم مراعاة ظروف كل مشروع لأن النماذج مطبوعة بصيغة موحد
ب- لا يتغافل في التفاصيل الدقيقة وجود الاستبيان يقود إلى الاتكالية بالاكتفاء به وعدم وجود أي استفسارات أخرى.
2- الملخص التذكيري: هو أن يقوم المراقب بوضع وأسس نظام رقابة داخلية سليم ولا يغفل عن أي نقطة ومن عيوبه أنه لا يقود إلى تدوين كتابه وهذا الملخص متروك لكل مدقق على حدة.
3- التقرير الوظيفي: هو أن يقوم المدقق بوصف الإجراءات المتبعة في المشروع وتحديد نقاط الضعف في المشروع ومحاسبتها، ويعاب عليه في صعوبة تتبع الشرح المطول للنظام وصعوبة التأكد في تغطية جميع جوانب نظام الرقابة الداخلية.
4- دراسة الخرائط التنظيمية: وهو أن يقوم المدقق بدراسة الخرائط التنظيمية ومن خلال دراسته يقيم نظام الرقابة الداخلية ويعاب على هذه الطريقة صعوبة رسم واستخلاص درجة متانة هذا النظام.
5- فحص النظام المحاسبي: وهو أن يقوم المدقق بفحص السجلات وأسماء........وعهدتهم وكذلك المستندات والدورة المستندية ثم يحكم على متانة هذا النظام.
إن الهدف في كل هذه الوسائل هو الحكم على درجة كفاية ومتانة نظام الرقابة الداخلية.
6-خرائط التدفق: ( ) هي عرض بياني لنشاط معين أو لدورة عمليات محددة، إن هذه الإجراءات تمكن المدقق من تقويم إجراءات نظام الرقابة الداخلية بطريقة مختصرة وبفترة وجيزة نسبيا.
وتتميز خرائط التدفق عن طريقة التقرير الوصفي وعن طريقة الأسئلة بأنها توضح خط سير العمليات بين أجهزة النظام بطريقة بسيطة، كما توضح الوسائل المستعملة في إدخال البيانات واستخراجها يدويا أو آليا أو الكترونيا، وأجهزة الإدخال والإخراج في حالة الأنظمة الآلية والالكترونية، وتستخدم في إعداد خرائط التدفق رموز تختلف عن الرموز المستخدمة لإعداد خرائط الإجراءات.

[نور]

ماهية المراجعة الداخلية

المراجعة الداخلية بين المفهوم والتطور

ظهرت فكرة المراجعة الداخلية في سنوات الثلاثينات بالولايات المتحدة الأمريكية ومن الأسباب التي أدت إلى ذلك رغبت المؤسسات الأمريكية في تخفيف عبئ المراجعة الخارجية عليها،حيث كانت التشريعات توجب على المؤسسات التي تتعامل في الأسواق المالية إخضاع حساباتها إلى تدقيق ومراجعة خارجية. وبقي دور المراجعة الداخلية مهمشا حيث لم تحض بالاهتمام الازم في بداية الأمر، إلى أن انتظم المراجعون الداخليين في شكل تنظيم موحد في نيويورك سنة1941م وكونوا ما يسمى (بمعهد المراجعين الداخليين الأمريكيين) الذي عمل منذ إنشائه على تطوير هذه المهنة وتنظيمها. ولكي تتماشى المراجعة الداخلية مع التطورات الحاصلة في الحياة الاقتصادية قام هذا المعهد بتعديل تعريفها سنوات 1947، 1957، 1971م.بحيث نجد التعريف الصادر سنة 1957م كالتاليالمراجعة الداخلية هي نشاط مستقل
يستعمل لمراقبة مجموعة الوظائف والنشاطات، فهي نشاط رقابي في أعلى مركز تنظيمي يمارس بتفويض من الإدارة العليا بهدف الملاحظة وإبداء الرأي حول فعالية الوسائل الرقابية الأخرى. ( )
ويعرفها معهد الفرنسي للمراجعين الداخليينifaci( المراجعة الداخلية هي فحص دوري للوسائل الموضوعة تحت تصرف مديرية قصد مراقبة وتسيير المؤسسة، هذا النشاط تقوم به مصلحة تابعة لمدرية المؤسسة ومستقلة عن باقي المصالح الأخرى،إن الأهداف الرئيسية للمراجعين الداخليين في إطار هذا النشاط الدوري هي إذن التدقيق فيما إذا كانت الإجراءات المعمول بها تتضمن الضمانات الكافية، أي أن المعلومات صادقة، العمليات شرعية، التنظيمات فعالة،الهياكل واضحة ومناسبة) . ( )
كما أن هناك تعريف آخر يقول بأن ( المراجعة الداخلية أداة مستقلة من داخل المشروع للحكم والتقييم لخدمة أهداف الإدارة في مجال الرقابة عن طريق مراجعة العمليات مراجعة العمليات المحاسبية والمالية والعمليات التشغيلية الأخرى)
أما تعريف آخر نجد فيه (المراجعة الداخلية هي مجموعة من الإجراءات التي تنشأ من داخل المؤسسة بغية مراقبة مختلف العمليات التسييريه ومدى تطبيق السياسات الإدارية المرسومة.

أهمية وأهداف المراجعة الداخلية

إن تطور مفاهيم المراجعة الداخلية كان له أثر كذلك على تطور الأهداف بحيث كان هدفها الأساسي في السابق هو اكتشاف الأخطاء والتلاعبات والغش أما حاليا فهو المساهمة في تقويم النظام التسييري.
ويمكن أن نحدد هدفين للنظام رئيسيين للمراجعة الداخلية هما: ( )
-التقييم الدوري لسياسات المحاسبية والمالية وكل المتعلقة بها والتأكد من أنها تسيير حسب الخطة الموضوعة دون انحراف.
التقييم الدوري لسياسات الإدارية والإجراءات التنفيذية المتعلقة بها وإبداء الرأي حيالها بغرض تحسينها وتطويرها للتحقيق أعلى كفاءة إدارية.
وهناك أهداف ثانوية أخرى تتمثل في:
- المحافظة على أملاك المؤسسة من الضياع أو سوء الاستعمال أو الاختلاس.
ـ التأكد من دقة البيانات المحاسبية المستعملة في الدفاتر والسجلات التي يمكن الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات ورسم السياسات ومتابعة تنفيذها والقيام بتحليل البيانات تحليلا سليما.
- اكتشاف الأخطاء والغش والتلاعبات في الوقت المناسب والعمل على تصحيحها ومنع تكرارها في المستقبل.
- مراعاة التزام الموظفين بالسياسات والإجراءات المرسومة.
الأهمية:
تعد أهمية المراقبة الداخلية لكونها أداة رقابية فعالة تعمل على خدمة الفئات التي تستخدم القوائم المالية وتعتمد عليها في رسم السياسات واتخاذ القرارات الإستراتجية ومن هذه الفئات نجد كل من:
-إدارة المؤسسة: وتعتبر المستفيد الأول من عملية المراجعة، فهي تطلعها على النقائص الموجودة في نظام الرقابة الداخلية، واتخاذ القرارات المناسبة على ضوء معطياتها.
- المستثمرون: تمكنهم نتائج المراجعة من اتخاذ قراراتهم بشأن الاستثمار في المؤسسة أو عدم المغامرة بأموالهم.
- البنوك والدائنون الآخرون: يعتبر تقرير المراجع مرجعا هاما لمختلف الدائنين للمؤسسة من خلال معرفتهم مدى سلامة المركز المالي للمؤسسة ودرجة السيولة لاتخاذ القرار المناسب في كيفية التعامل مع المؤسسة مستقبلا.
- إدارة الضرائب: وهذا لمعرفة حجم الوعاء الحقيقي الخاضع للضريبة بناءا على حصيلة المراجع الداخلي.



معايير تطبيق المراجعة الداخلية

معايير المراجعة الداخلية

1- المعايير العامة: وهي المعايير المتعلقة بالشخص المراجع من حيث تكوينه الشخصي والعلمي وعليه فيتعين على المراجع أن يكون على درجة معتبرة من الكفاءة والمؤهلات العلمية والعملية التي تسمح له بأداء عمله بشكل صحيح، وتسمح له بالتحكم في عمله وأداءه لمهمته على أحسن وجه، كما يجب أن يتمتع بالاستقلالية التي يمكنه من الأداء الجيد دون أي ضغوطات من أي طرف كان. أما الميزة الثالثة التي يجب توفرها لدى المراجع هي بدل العناية المهنية الملائمة المناسبة وتعني حرص المراجع على أداء المهمة بطريقة صحيحة من خلال الاستعداد لها والالتزام بأداء معين وفق ما تنص عليه القوانين والعقد المبرم مع المؤسسة.

2- معايير الفحص الميداني: وهي تشمل المعايير والإجراءات المتبعة في تنفيذ عملية المراجعة لتحقيق الأهداف المرجوة، وهي تشمل إعداد برنامج المراجعة والتخطيط السليم للعملية والإشراف على عمل المساعدين بحيث تكون هذه الخطة تتمتع بالمرونة وتتضمن مجمل الخطوات الواجب القيام بها ونوعية الإجراءات التي سيتبعها وكذلك مجال عملية الفحص، وفيما يتعلق بالنقطة الثالثة فهي تتضمن معايير جمع الأدلة الملائمة والكافية من خلال عملية الفحص وهذا لتكون أدلة إثبات للنتائج التي توصل إليها وبالتالي اتخاذ الرأي السليم بشأن المستندات والقوائم المالية التي كانت محل الفحص.

3- معايير التقرير: وهي المعايير الواجب إتباعها من طرف المراجع خلال إعداده للتقرير الشامل للمهمة التي كلف بها وهي تتضمن الإشارة إلى مدى توافق القوائم المالية مع المبادئ المحاسبية بشكل عام وكذلك مدى الثبات في تطبيقها عبر مختلف الدورات السابقة. وهذا لاتخاذ عناصر مقارنة بين الدورات، أما النقطة الثانية فهي الإشارة إلى ملائمة الإفصاح في القوائم المالية بالنظر إلى صحة التسجيلات في هذه القوائم وأنها تعبر حقيقة عن المركز المالي للمؤسسة وفيما يخص المعيار الثالث فهو يتعلق بمعيار إبداء الرأي بحيث يتطلب من المراجع إعطاء رأيه بشأن عملية المراجعة التي قام بها ويتضمن مختلف التوصيات والنصائح التي يمكن أن يقدمها لإدارة المؤسسة ويمكن أن يتضمن تقرير المراجع أحد الآراء التالية:
- إبداء رأي بدون تحفظ: ويكون عندما تكون القوائم المالية التي خضعت للفحص تعبر بصدق عن العمليات التي تمت وعن نتيجة المؤسسة ومركزها المالي.
- إبداء الرأي بتحفظ: ويكون عندما تكون القوائم المالية التي خضعت للفحص تعبر بصدق وحقيقة عن نشاط المؤسسة إلا أن هناك بعض التحفظات بشأنها أو بعض بنودها، لكنها لا تؤثر بدرجة كبيرة على شرعية ومصداقية البيانات المقدمة.
- إبداء رأي سلبي: وهو عندما يرى المراجع بأن المستندات لا تعكس بصدق عن وضعية المؤسسة وأن هناك تجاوزات خطيرة في السجلات تؤثر بشكل مباشر على المؤسسة حاليا أو في المستقبل.
- عدم إبداء الرأي: ويكون هذا عندما لا يستطيع المراجع أن يبدي رأيه حول العمليات التي قام بها لأسباب معينة نتيجة ضغوط أو عدم توفر الإثباتات أو غيرها من الظروف.


نطاق تطبيق المراجعة الداخلية

يتضمن نطاق المراجعة الداخلية فحص وتقييم كفاءة وفعالية الأداء و ذلك بالنظر إلى :
- مراجعة النظام المحاسبي و نطاق الرقابة الداخلية بالإضافة إلى الإشراف على الأعمال ووضع التوصيات اللازمة بشأن المراجعين الداخليين
- مراجعة النظم الموضوعة للتأكد من الالتزام بالسياسات المخططة و الإجراءات و القوانين و اللوائح التي يكون لها تأثير جوهري على العمليات و التقرير.
- فحص الكفاءة الاقتصادية و الإدارية و فعالية العمليات بالإضافة إلى الضوابط الغير إدارية في المؤسسة .
- مراجعة وسائل الحفاظ على الأصول،و التحقق من وجود تلك الأصول كلما كان ذلك ممكنا.
فحص المعلومات المالية والإدارية وقد يتضمن ذلك مراجعة الوسائل المتعلقة بتحديد وقياس وتصنيف وإعداد التقارير الخاصة بالمعلومات والاستفسارات عن بنود محددة بالإضافة إلى الفحص التفصيلي للعمليات والأرصدة والإجراءات.
مراجعة العمليات أو البرامج للتأكد من أن النتائج تتماشى مع الأهداف الموضوعة وما إذا كانت العمليات والبرامج تنفذ كما هو مخطط.

أنواع المراجعة الداخلية

تنقسم المراجعة الداخلية إلى قسمين مراجعة إدارية ومراجعة مالية
1- المراجعة المالية: وهي تعني مراجعة العمليات والوثائق المالية والمحاسبية والإجراءات المستعملة في تسيير هذا الجانب بالاعتماد على التقنيات التالية :
- تحليل الحسابات والنتائج واستخراج الانحرافات الموجودة.
- اختبار صحة الوثائق التي تقوم بإعدادها المؤسسة مثل الفواتير وموازين المراجعة.
- التحقق من الوجود الفعلي للأصول وذلك باختبار الإجراءات الخاصة بالاستيلام،
الجرد الفعلي للأصول والمخزون الثابتة مع التأكد من صحة معالجتها المحاسبية في الدفاتر.
2- المراجعة الإدارية: وهي المراجعة التي تشمل فحص الإجراءات الرقابية الخاصة بنواحي النشطات الأخرى غير الناحية المالية أو المحاسبية ولذا فهي تتطلب معرفة السياسات والإجراءات المطبقة في المؤسسة ومن المهام التي يتوجب القيام بها ما يلي:
- دراسة واختبار العمليات المختلفة مثل النشاطات الإنتاجية من حيث مستوى الكفاءة الإنتاجية ومراقبة الجودة.
- التأكد من سير برنامج التدريب للموظفين والعاملين بالشركة، وتحديد مدى كفاءة هذه البرامج واقتراح سبل تطويرها وتحسينها لغرض رفع مستوى الأداء في العمل.
- ملاحظة:
- المراجع الداخلي لا يتدخل في مهام مراقب التسيير الذي يقوم بوضع طرق التنبؤ وضمان سلامة السياسات العامة للمؤسسة،وإنما يتأكد فقط من أن هذه الطرق مطبقة جيدا وتستجيب للأهداف المرسومة. ( )



منهجية المراجعة الداخلية

التخطيط الأولي لعملية المراجعة الداخلية

وهي المرحلة التمهيدية في المراجعة، حيث يقوم المراجع بالإطلاع على المنشأة بغرض كسب معرفة ومعلومات عن المؤسسة وهذا من أجل تكوين الملف الدائم للمؤسسة وتتم هذه المرحلة عبر ثلاث خطوات هي:
1- الدراسة الأولية للمؤسسة: وهي تقتضي أن يقوم المراجع بدراسة أولية لنشاط المؤسسة حيث تحصل على مختلف البيانات والمعلومات عنها مثل "اسم وعنوان وتاريخ نشأة المؤسسة، شكلها القانوني، تنظيمها الإداري، نظام المراقبة الداخلية المطبق فيها، طرق الإنتاج وقنوات التوزيع وكذا الإجراءات المحاسبية المتبعة..."وغيرها من المعلومات التي يرى ضرورة الحصول عليها كما يقوم بتحديد نقاط القوة والضعف في نظام المؤسسة وهذا لكي يحدد الإجراءات التفصيلية التي تندرج في برنامج المراجعة.

إعداد برنامج المراجعة: ويتم إعداد هذا البرنامج بتحديد الأهداف التي يريد الوصول إليها، كما يظهر البرنامج نطاق العمل المطلوب من المراجع وكذلك الإجراءات التي سوف يتخذها أثناء أداءه للمهمة المكلف بها.
" برنامج المراجعة هو عبارة عن قائمة تحتوى على إجراءات المراجعة الواجب إتباعها للتحقق من البنود الواردة بالقوائم المالية لغرض الوصول إلى الأهداف الموضوعة مسبقا، وهذه الإجراءات هي الخطوات التفصيلية لعملية المراجعة" . ( )
2- توزيع الاختصاصات: ويقصد به تحديد موظفي مكتب المراجعة واختيار الكفاءات المناسبة، كما يجب على المراجع التوفيق بين المهارات المطلوبة وكفاءة الأفراد العاملين معه، هذا باعتبار المسؤول الأول والوحيد أمام إدارة المؤسسة ومختلف الأطراف المعينة بنتائج المراجعة.

القيام بالمراجعة

في هذه الخطوة يقوم المراجع بعمله بصفة فعلية وتطبيق مختلف الإجراءات المتعلقة بها وكما تم تحديدها في البرنامج، وقد تختلف هذه الإجراءات تبعا لاختلاف طبيعة نشاط المؤسسة ونوعية الصعوبات التي يمكن أن يصادفها. إلا أن هناك عناصر مرتبطة بأداء المراجعة هي:
التحقيق:
ويعني التأكد من مدى صحة ودقة العمليات وقدرة الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات ويجب في التحقيق التفريق بين الحقائق والآراء. بحيث يعتمد التحقيق أساسا على العمليات والحسابات وهو العنصر المشترك بين الراجعة الداخلية والخارجية.
التحليل:
ويقتضي الفحص الانتقادي للسياسات الإدارية وإجراءات الوقاية الداخلية والحسابات والإجراءات المحاسبية ومختلف السجلات والمستندات داخل نطاق الفحص
الاتزام: ويقصد به مدى التوافق بين السياسات الإدارية من جهة أخرى الانضباط في التنظيم.
التقييم:
وهو التقييم الشخصي للمراجع عن مدى كفاءة وفعالية مختلف السياسات المعمول بها في المؤسسة، بغية ترشيد الإجراءات وتطوير الأداء وتقديم الاقتراحات كذلك.
التقرير:
بحيث يبرز فيه المراجع الذي كان محل الفحص ومدى أهميته والطريقة التي تمت بها المعالجة مع النتائج المتوصل إليها والتوصيات المقترحة، ويفضل عرض هذا التقرير على المسؤول عن النشاط محل الفحص وهذا لتجنب تشويه الحقائق أو سوء تقدير بعض الأمور.


تقرير المراجع

في هذه الخطوة يقوم المراجع بحوصلة لمجمل ما قام به من فحوصات لمختلف البنود مشيرا إلى مدى التزام المؤسسة في تطبيق المحاسبة المتعارف عليها وكذلك مدى الاستمرار في تطبيقها من خلال السنوات السابقة كما يشير إلى نتيجة تقييمه لنظام الرقابة الداخلية في المؤسسة، ونقاط القوة والضعف الموجودة فيه والسبل التي تؤدي إلى تحسينها مدعما كل هذه النتائج بإثباتات وبراهين مقنعة، وفي ختام تقريره يبدي التوصيات الازمة إلى تصحيح وتحسين الأداء إبداء كذلك لرأيه بصفة موضوعية حول حسابات المؤسسة سواء بالإيجاب أو السلب.

[نور]

تعليمات وإحراءات الرقابة الداخلية

المستندات المالية
*أ-يحدد ببيان يصدر عن المدير العام للمعهد نماذج مستندات الصرف ومستندات القبض ومستندات التسوية ومستندات الإدخال المخزني والاخراج المخزني التي يجب ان يستخدمها المعهد لتوثيق جميع تصرفاته المالية.
*ب- يجب أن يكون لكل مجموعة من المستندات المذكورة في الفقرة (أ) من هذه المادة أرقام متسلسة خاصة بها مع رمز يشير إلى نوعيتها... ويحدد بالبيان المذكور في الفقرة (أ) عدد نسخ كل نوع من أنواع المستندات ولونه ومجال استعمال كل نسخة منه.
ج- تودع دفاتر المستندات المذكورة في الفقرة (أ) بعد طبعها بحيازة موظف يسميه المدير العام للمعهد على أن لا يكون من المسؤولين عن استعمال أي من هذه المستندات.
د*-على الموظف المكلف بحفظ دفاتر المستندات الرسمية، تسجيلها في سجل مراقبة المستندات موثقة بقائمة التجهيز من المطبعة وعلى أساس تخصيص صفحة أو أكثر من السجل لكل نوع من انواع المستندات المذكورة في الفقرة (أ).
هـ- تسلم الدفاتر غير المستعملة من المستندات إلى الموظف المخول بأستعمالها بمعدل دفتر واحد أو اثنين (كحد أعلى) من كل نوع وبصورة متسلسلة...بعد تأشير ذلك في سجل مراقبة المستندات وتوقيع الموظف اعترافاً بالتسلم على السجل مع تثبيت تاريخ الاستلام.
و- تعاد دفاتر كل نوع من أنواع المستندات بعد استعمالها إلى الموظف المكلف بحفظها بموجب الفقرة (ج) ويؤشر في السجل تاريخ إعادتها والفترة الزمنية التي استعملت خلالها.
ز- في حالة تغيير الموظف المسؤول عن حفظ المستندات بصورة دائمة او مؤقتة يسلم السجل مع الدفاتر المستعملة وغير المستعملة إلى خلفه بموجب وثيقة تحريرية تنظم لهذا الغرض وتحفظ نسخة منها لدى المسؤول المالي الأول في المنظمة.

2- الصندوق
أ*-تناط بأمر تحريري يصدره مدير عام المعهد مسؤولية الرقابة على الموجود النقدي لصندوق المعهد لغير الشخص المسؤول عن الصندوق.
ب*-لا يجوز أن يحتفظ المعهد في صندوقه بموجود نقدي يزيد عن المبلغ الذي يحدده المدير العام في بداية كل سنة لاستخدامه في تسديد التزامات المعهد ذات الصفة الطارئة.
ج*-على الشخص المسؤول عن الصندوق ايداع الموجود النقدي في حساب المعهد لدى البنك يومياً أو كلما تجاوز الرصيد حدود كفالته كحد أعلى، وعلى اية حال لا يصح بقاء رصيد نقدي في الصندوق في آخر يوم من السنة المالية، وبعكسه يجب بيان السبب في التقرير السنوي عن حسابات المعهد.
د*-على الشخص المسؤول عن الرقابة على الصندوق تدقيق حركة الصندوق من واقع حركة مستندات القبض والدفع وقسائم الايداع في البنك وجرد الموجود النقدي في الصندوق إن وجد.



3- الحسابات الجارية
أ*-تدفع جميع المبالغ التي يتوجب على المعهد دفعها بشيكات مسحوبة على حساباته الجارية لدى البنوك.
ب*-توقع الشيكات وأوامر الدفع من قبل المدير العام للمعهد توقيع أول، والمسؤول المالي الأول في المعهد توقيع ثاني أو من يخولهم مجلس الأمناء بالتوقيع.
ج*-استثناء من أحكام الفقرة (أ) يجوز الصرف نقداً من الصندوق بموجب مستندات دفع نقدية توقع وفق الاسس المبينة في الفقرة (ب).
د*-يصدر المدير العام أمراً تحريرياً ينيط بموجبه مسؤولية الرقابة على حركة الحساب الجاري مع البنك (أو مع البنوك في حالة تعدد الحسابات الجارية) لموظف غير مخول بالسحب والايداع في البنك.
هـ- على الموظف المذكور في الفقرة (د) ما يلي:
1-تدقيق الشيكات الصادرة عن المعهد والتثبت من مطابقتها للمستندات التي صدرت بموجبها.
2-متابعة الحصول على كشف الحساب الجاري (أو الحسابات الجارية) مع البنك – أو –البنوك -.
3-تدقيق كشف الحساب الجاري مع البنك مع حركة حساب البنك في سجلات المعهد بما في ذلك التثبت من كون جميع المبالغ الخارجة من الصندوق قد أودعت بالبنك.
4-تقديم تقرير إلى مدير عام المعهد مباشرة يثبت فيه نتيجة مطابقة الحساب الجاري بين سجلات المعهد وكشف البنك بما في ذلك تثبيت أرقام ومبالغ الشيكات الموقوفة – الصادرة غير المسحوبة، حتى آخر تاريخ مثبت في كشف البنك.

4- ميزان المراجعة الشهري
على المسؤول المالي الأول في المعهد تقديم كشف شهري للمدير العام بالوضع النقدي للمعهد في فترة لا تتجاوز الأسبوع من انتهاء كل شهر يتضمن ما يلي:
*أ-الموجود النقدي للمعهد في بداية الشهر المنتهي بكل عمله من العملات التي يتعامل بها وعلى أساس حقل لكل منها محللا كما يلي:
 رصيد صندوق
 ارصدة كل حساب من الحسابات الجارية
 ارصدة كل استثمار من الاستثمارات النقدية
*ب- الموجود النقدي للمعهد في نهاية الشهر المنتهي بحقل موازي للحقل الأول محللا وفق نفس الأسس المبينة في الفقرة (أ) السابقة.
*ج-فقرة مستقلة عن وضع الاستثمارات وعائداتها بما فيها معدلات الفائدة.
*د-توقعات الوضع النقدي في ختام الشهر الجاري في ضوء المعطيات المتوفرة عن التزامات المعهد والموارد المتوقع تحصيلها.
هـ-على المسؤول المالي الأول في المعهد، تقديم تقارير خلال الشهر عن الوضع النقدي للمعهد واستثماراته إذا ما طرأ ما يستوجب ذلك أو بناء على طلب من المدير العام.


5- الرقابة الداخلية
*أ-يسمي المدير العام ببيان مكتوب أحد موظفي المعهد ليكون مسؤولا عن مراقبة سلامة العقود والالتزامات التي يدخل فيها المعهد إضافة لوظيفته ويدعى بهذه الصفة مسؤول الرقابة الداخلية.
*ب-يشترط في مسؤول الرقابة الداخلية أن لا يكون من المخولين صلاحية التعاقد والالتزام والصرف لحساب المعهد.
*ج-تعرض جميع العقود قبل توقيعها وكذلك مستندات الصرف قبل تنفيذها على مسؤول الرقابة الداخلية... الذي عليه التأكد من سلامة المستند والتوقيع عليه بما يفيد ذلك. ليكون مهيئاً للتنفيذ وله أن يستعين بالمسؤول القانوني أو أي من مديري الأقسام في المعهد بالنسبة للبنود القانونية أو غيرها كل في حدود اختصاصه.
*د-على المسؤول المالي الأول في المعهد إعداد ميزان المراجعة الشهري للتصرفات المالية للمعهد مرفقاً به الكشف التفصيلي وتقديمه إلى المدير العام في موعد لا يتجاوز الأسبوع الثالث من كل شهر مرفقاً به تقرير يثبت فيه الملاحظات الأساسية عن مراحل تنفيذ الموازنة والموقف من ديون المعهد بذمة الغير بما فيها مراحل تحصيل الموارد معززا برأي مسؤول الرقابة الداخلية.

6- الموجودات الثابتة
أ*-تناط بإدارة الشؤون الإدارية والمالية مسؤولية مسك سجل لجميع الموجودات الثابتة التي بحوزة المعهد، وعلى الإدارة المذكورة تسمية الموظف الذي تناط به مسؤولية مسك هذا السجل.
ب*- تعد إدارة الشؤون الإدارية والمالية للمعهد نظام ترميز خاص للموجودات الثابتة حسب اصنافها المعتمدة.
ج*-ينظم سجل الموجودات الثابتة وفق الاسس الآتية:
1-سجل عام تسجل فيه الموجودات التي بحيازة المعهد أو التي تشترى لاحقاً حسب نوعها ..وسعرها وعددها مع تاريخ الشراء ورقم المستند الذي تم بموجبه الشراء ومستند الإدخال المخزني والمستند المعتمد لتسجيل الموجودات في السجل.
2-سجل فرعي يبوب حسب اصناف الموجودات وفق الترميز المشار إليه في الفقرة (ب) من هذه المادة، تسجل فيه أعداد الموجودات لكل صنف حسب أسعارها وتاريخ شرائها ومستند الإدخال المخزني مرحلة عن السجل العام المشار إليه في الفقرة (1).
3-سجل فرعي ثاني منظم على أساس الوحدات العاملة في المعهد تسجل فيه الموجودات الثابتة التي بحيازة كل وحدة بأعدادها لكل نوع مرحلة من السجل الفرعي المشار إليه في الفقرة (2).
4-تنظم قائمة بالموجودات الثابتة التي بحيازة كل وحدة منقولة عن السجل المشار إليه في الفقرة (3) وتسلم إلى مسؤول الوحدة لقاء توقيع على السجل. ويجري تعديل محتوياتها في ضوء ما قد يضاف من موجودات أو يسحب منها... ولقاء توقيع مشترك من مسؤول الوحدة والموظف المسؤول عن مسك سجل الموجودات.





5-تكون حيازة الموجودات الثابتة من مسؤولية رئيس كل قسم أو من ينسبه من العاملين معه.. بالنسبة للموجودات المسلمة إلى قسمه. ويكون للموظف المسؤول عن مسك سجل الموجودات الثابتة المسؤولية الإشرافية والمتابعة، عدا تلك الموجودة في المستودع فتكون المسؤولية الحيازية بشأنها لامين المستودع.
6-يكون في كل سجل من السجلات المشار إليها في الفقرات 1و2و3 من هذا البند حقل خاص بالجانب الدائن يسجل فيه الموجودات التي شطبت من السجل وفق نفس الأسس والبيانات المطلوبة في عملية الإدخال المخزني موثقة بمستند الاخراج المخزني.

[أحمد اسماعيل]

نووور ... طرح رائع

دعواتى لك بالصحة والعافية

[نور]

نورت احمد
دمت بخير

[طارق سرور]

طرح رائع ومعلومات وبحث قيم جدااااااااا

شكرى وتقديرى اختى نووور

[ملكة بإحساسي]

سلمت يداك حبيبتي
جزاك الله خيرا على المعلومات قيمة
اختيار رااائع وجميل بارك الله فيك
في حفظ الرحمن